Com a aproximação da adesão obrigatória das empresas ao eSocial (de acordo com o cronograma oficial, a previsão é para meados de 2016), surgem nos empresários inúmeras dúvidas quanto à adequação ao novo sistema de envio de dados fiscais, trabalhistas e previdenciários.
Quer saber a melhor forma de prepara sua empresa para o eSocial? Aproveite a fase preparatória para o projeto e confira o nosso artigo de hoje para se informar sobre as mudanças trazidas pelo novo sistema.
O que é o eSocial?
O eSocial é um projeto do governo federal que tem como objetivo unificar o envio das informações relativas à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas por parte do empregador com relação aos seus empregados.
Após a implementação do eSocial, não haverá mais a necessidade do preenchimento de inúmeros formulários e declarações (como a DIRF ou o RAIS): as informações serão enviadas via internet, em um documento único, e posteriormente repassadas aos órgãos integrados ao sistema — como a Receita Federal e o INSS — que irão analisá-las de acordo com suas competências.
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Entenda as principais inovações
Sem dúvidas, a principal inovação diz respeito ao envio único de todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em um documento único. O processo, mais ágil, permite um verificação rápida por parte dos órgãos competentes quanto às informações prestadas e eventuais incompatibilidades, com a aplicação das penalidades previstas em lei de maneira imediata.
A agilidade também deverá ser uma qualidade adotada pelas próprias empresas: os eventos trabalhistas (como a admissão de funcionários, demissão, férias, por exemplo) deverão ser comunicados por meio do eSocial logo após a sua ocorrência. Desse modo, a contratação de um novo funcionário deverá ser comunicada no dia imediatamente anterior ao início do contrato, por exemplo.
Primeiros passos: mudança cultural
A adoção do eSocial trará várias novidades quanto ao modo com o qual as empresas lidam com suas informações fiscais, de modo que toda uma mudança cultural deverá ser adotada no dia a dia. Aqui vão os primeiros passos que irão ajudar na adaptação ao sistema:
Evite inconsistências
Em um primeiro momento, é importante revisar os dados cadastrais tanto da empresa, quanto dos funcionários, para evitar inconsistências nos dados enviados por meio do eSocial — e, por consequência, a aplicação de penalidades. Enquanto as empresas serão identificadas pelo CNPJ, os empregados serão pelo CPF e NIS (número de identificação social), que poderá ser o PIS/PASEP ou NIT.
Integre os dados
Segundo pesquisa realizada pela PwC, a maior dificuldade das empresas com relação ao eSocial diz respeito a integração de dados. Por isso, uma medida a ser adotada é a padronização das bases de dados e procedimentos internos: considerando que as informações exigidas envolvem diversas áreas de uma empresa — RH, tributária, jurídica, etc. —, a troca de informações entre os responsáveis por cada uma delas é indispensável.
Além disso, para facilitar a troca de informações e o próprio acesso aos dados fiscais das diversas áreas da sua empresa, uma ferramenta valiosa é a adoção de soluções automatizadas para otimizar o processo de acesso e reunião desses dados.
Treine seus funcionários
A realização de treinamentos com os funcionários é essencial para que compreendam os impactos trazidos pelo eSocial, bem como para que tomem as medidas necessárias para amenizá-los e aprendam a contribuir com a troca de informações necessárias à utilização do sistema. Inclusive, já existem no mercado diversos cursos de capacitação com o objetivo de instruir funcionários e equipes quanto ao eSocial.
O que acontece se a minha empresa não adere ao eSocial?
Até o presente momento, não há qualquer previsão de penalidades aplicáveis especificamente àqueles que não aderirem ao eSocial no prazo previsto no cronograma oficial. Contudo, tendo em vista que o programa muda apenas a forma de envio de dados aos órgãos governamentais, nos casos em que a remessa dessas informações não é feita por meio do eSocial, haverá a aplicação das punições fiscais, trabalhistas, previdenciárias e trabalhistas decorrentes da omissão das empresas que não se adequarem no prazo.
Prepare-se para as mudanças e acesse o nosso site para conhecer as soluções fiscais e tributárias para te ajudar nesse processo! Gostou das nossas dicas? Curta e compartilhe nas redes sociais e não deixe de dividir suas opiniões e tirar suas dúvidas conosco!
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