Quais são as principais obrigações acessórias em empresas?

                                                          Conteúdo atualizado em 19/03/2025

As empresas brasileiras, independentemente do porte, regime jurídico ou enquadramento tributário, devem cumprir uma série de responsabilidades fiscais para manter a conformidade perante o Fisco. Essas exigências se dividem em dois grupos principais: obrigações principais e obrigações acessórias.

As obrigações principais referem-se ao pagamento de tributos, impostos, taxas e contribuições devidas ao governo. Já as obrigações acessórias dizem respeito à escrituração, declarações e registros que permitem o correto controle e fiscalização da arrecadação tributária. O não cumprimento dessas obrigações pode gerar autuações, multas e sanções para as empresas.

Para evitar riscos fiscais, é fundamental que as organizações conheçam as principais obrigações acessórias exigidas pelos órgãos reguladores, como a Receita Federal do Brasil (RFB) e as Secretarias Estaduais da Fazenda. A seguir, listamos as principais obrigações acessórias e suas respectivas exigências.

1.   Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento obrigatório para empresas que realizam operações comerciais ou prestam serviços. A sua emissão permite o registro digital das transações e substituiu definitivamente o modelo tradicional em papel. A NF-e é amplamente utilizada para controle fiscal e combate à sonegação de impostos.

2.  Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)

A DCTF é uma obrigação acessória federal utilizada para informar à Receita Federal os tributos federais devidos e os pagamentos efetuados. Dessa forma, a Receita mantém o controle sobre arrecadações e possíveis compensações tributárias.

• Quem deve entregar? Empresas sujeitas ao pagamento de tributos como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.
• Prazo de entrega: Mensalmente, centralizada na matriz da empresa, até o 15º dia útil do segundo mês subsequente ao fato gerador.

3. SPED Fiscal (EFD-ICMS/IPI)

A Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI), conhecida como SPED Fiscal, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e destina-se ao registro das operações com ICMS e IPI. Sua implementação tem como objetivo substituir declarações estaduais, como a GIA e GIA-ST, simplificando as obrigações fiscais.

• Quem deve entregar? Empresas que realizam operações sujeitas ao ICMS e IPI.
• Prazo de entrega: Todo mês seguinte ao fato gerador, conforme cronograma da Secretaria de Fazenda Estadual.

4. SPED Contribuições (EFD-Contribuições)

A EFD-Contribuições permite a escrituração digital do PIS e COFINS. Empresas que recolhem essas contribuições nos regimes cumulativo ou não cumulativo devem enviar essa obrigação para garantir o correto controle tributário.

• Quem deve entregar? Empresas sujeitas ao recolhimento do PIS e COFINS.
• Prazo de entrega: Mensalmente, até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao fato gerador.

5. EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações)

A EFD-Reinf é um módulo do SPED, complementando o eSocial, e deve ser utilizada para informar retenções de tributos sobre serviços tomados/prestados e receitas que impactam a contribuição previdenciária.

• Quem deve entregar? Empresas e pessoas físicas com retenções tributárias não relacionadas à folha de pagamento.
• Prazo de entrega: Conforme calendário da Receita Federal, ocorrendo até o 15º dia do mês subsequente.

6. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb)

A DCTFWeb substitui a GFIP e SEFIP, devendo ser utilizada para o envio das informações sobre contribuições previdenciárias e contribuições destinadas a terceiros. O sistema da Receita Federal permite o cálculo automático dos tributos a partir das informações transmitidas pelo eSocial e EFD-Reinf.

• Quem deve entregar? Empresas sujeitas ao recolhimento das contribuições previdenciárias.
• Prazo de entrega: Ocorrerá mensalmente, sendo necessário verificar o calendário da Receita Federal para atualizações.

Conclusão: Como Evitar Multas e Manter a Conformidade Fiscal

O correto cumprimento das obrigações acessórias é essencial para evitar autuações fiscais e manter a regularidade tributária das empresas. Como cada obrigação possui prazos e exigências específicas, é fundamental investir em uma gestão tributária eficiente e na automação fiscal para manter-se em conformidade com a legislação.

Dica: A utilização de sistemas de automação fiscal permite controle de prazos, redução de erros e integração de dados contábeis e fiscais, garantindo maior segurança no cumprimento das obrigações.

Fontes oficiais para consulta:

• Receita Federal do Brasil
• SPED – Sistema Público de Escrituração Digital
• Portal da Nota Fiscal Eletrônica

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