Por que se preocupar com a Gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos

Quem é responsável pela gestão de uma empresa, certamente, tem uma série de demandas diariamente. Desenvolvimento do produto ou do serviço, logística, folha de pagamento, entre outros. Não é diferente com as áreas tributária e fiscal, que devem cuidar da gestão de documentos fiscais eletrônicos.

Antigamente, tudo era feito com centenas de papéis. A partir de 2006, a Receita Federal passou a tornar esse processo virtual, facilitando a vida das empresas. No entanto, ainda existem muitas organizações que não conseguem bem gerir bem essa demanda, por não entenderem o funcionamento ou a necessidade de fazê-lo.

Neste artigo, vamos mostrar que, tão importante quanto ter soluções automatizadas para otimizar esses processos, é fazer uma boa gestão dos documentos fiscais eletrônicos da sua empresa. Confira a seguir:

Benefícios da gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos

É inevitável a mudança dos antigos processos das empresas para o universo digital, permitindo maior controle e organização interna. No caso dos Documentos Fiscais Eletrônicos, fazer uma boa gestão significa automatizar o processo de recebimento e validação jurídica do documento digital. Isso significa uma redução dos custos com trabalho manual e ganhos em eficiência.

Para isso, existem softwares como o ECF da Synchro, que já são integrados com os ambientes da Receita Federal, e ajudam a sua empresa a ganhar tempo no registro e no envio das documentações. Da mesma forma, a automatização permite ao Governo diminuir ainda os custos com gerenciamento das áreas que analisam os materiais, otimizando os investimentos na máquina pública.

Penalizações

Essa é a principal preocupação quando falamos da gestão de documentos fiscais eletrônicos. Deixar de efetuá-la, ou realizar esse processo da forma incorreta, permite ao Fisco fazer auditorias e tomar decisões que podem ser muito prejudiciais para as empresas.

As penalidades começam com notificações. Nesse momento, o Fisco ainda concede um prazo para que aquele que estiver irregular possa normalizar sua situação. Contudo, existem casos em que o ato pode ser configurado como crime contra a ordem tributária e resultar em uma pena, que vai de 2 a 5 anos de reclusão para os responsáveis, e aplicação de multa.

Fique atento a três itens básicos na hora de gerir seus documentos fiscais eletrônicos:

• A assinatura digital do documento;
• A autenticidade do documento junto ao SEFAZ emissor;
• A existência da autorização de uso.

Mas tome cuidado com as ferramentas que apenas guardam documentos ou que validam o registro da operação, e não acompanham seus eventos. Elas geram erros e, consequentemente, fiscalização e dores de cabeça para a gestão de sua empresa.

Arquivos XML e Manifestação do Destinatário

Vale ressaltar a importância dos arquivos XML, necessários para o controle tanto das notas emitidas quanto das recebidas. Eles são os únicos documentos que têm valor fiscal na saída dos caixas das empresas.

Para diminuir o risco de receber cobranças indevidas ou documentos envolvidos em operações fraudulentas, a Manifestação do Destinatário permite a quem receber a NF-e, a confirmação da sua participação comercial, além das informações que constam na NF-e do fornecedor/emissor. Documentos fiscais eletrônicos são cheios de detalhes que podem gerar surpresas para quem lida com o assunto diariamente.

Ainda tem dúvidas sobre a gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos? Deixe um comentário e compartilhe com a Synchro!