O eSocial é um projeto criado pelo Governo Federal que tem como objetivo consolidar as informações referentes às obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas ao trabalhador e enviá-las em uma única entrega.
Esse projeto envolve órgãos como Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério da Previdência Social e o Ministério do Trabalho e será obrigatório para empresas de todos os portes. No entanto, a primeira fase de implantação envolverá as grandes empresas.
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Quais mudanças ocorrerão?
Todas as informações referentes ao trabalhador devem ser informadas, como por exemplo, alteração de função, cargo e salário. A periodicidade do envio das informações irá depender de quais dados se tratam. Informações como contratações e demissões devem ser enviadas imediatamente, enquanto informações relacionadas a folha de pagamento tem o prazo para envio estabelecido no dia 7 do mês subsequente.
Antes as informações eram entregues separadamente em sistemas específicos para cada questão. Grande maioria das empresas não efetuava o envio imediato das informações em tempo real como exigido pela CLT (como por exemplo, a disponibilização de dissídios e mudança no local de trabalho).
Preparação para implantação
Antes de implantar o novo sistema, os gestores devem avaliar e mapear os processos para identificar se eles estão adequados e o que precisa ser feito para que eles sejam adaptados para estar em conformidade com o sistema. Assim, os processos serão moldados para que atendam todas as exigências do eSocial.
Além disso, funcionários dos setores Jurídico e Contabilidade precisam estar cientes das condições existentes na legislação vigente para que todos os procedimentos realizados estejam em conformidade com a lei, evitando que assim aconteçam erros por desconhecimento ou omissão.
É importante salientar que erros e retificações estão passíveis de multas administrativas bem onerosas. Além disso, as empresas devem possuir meios tecnológicos (computador e software) capaz de suportar e viabilizar o envio das informações para o eSocial, que será feito totalmente online.
Nova rotina
Com a implantação do sistema, as empresas precisarão estar atentas aos prazos para envio das informações para que não ocorram riscos de atrasos e multas.
Além disso, todas as informações serão centralizadas no setor de RH. Para isso é necessário que os colaboradores responsáveis pela transmissão dos dados sejam treinados e conscientizados sobre a importância do cumprimento dos prazos.
Integração das áreas
Apesar de as informações serem repassadas pelo RH, áreas como Jurídico Segurança e Medicina do Trabalho e Contabilidade também devem ter controle das informações e enviá-las em tempo hábil para que o setor de RH possa repassá-las para o sistema.
Como podemos ver, os impactos da implantação do eSocial nas empresas são grandes e vão desde a adequação dos processos até a compreensão da legislação vigente, bem como os prazos estabelecidos para envio das informações no sistema. As empresas devem fornecer meios e treinamentos para que as equipes responsáveis pelas informações também se adequem e tenham condições de efetuar o cumprimento de todas as exigências necessárias.
Sua empresa já está se preparando para o eSocial? Quais etapas você julga que serão necessárias até a completa adequação para a implantação do sistema? Compartilhe suas opiniões e experiências conosco através dos comentários!
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