Tecfil migra para S/4 Hana na nuvem privada

A Tecfil, maior fabricante de filtros automotivos da América Latina, migrou para o S/4 Hana Private Cloud na Amazon Web Services (AWS), em um projeto com consultoria da Megawork.

Até então, a companhia utilizava o ERP Infor LN há mais de 20 anos, um sistema que se tornou complexo pelo grande número de customizações realizadas ao longo do tempo — o que gerava uma série de problemas.

“Na hora de fazer uma auditoria de balancete, por exemplo, para fazer o fechamento do ano, era muito complexo. Tinha que extrair dados, gerar planilha, mandar para a empresa, revalidar. Isso trazia um volume grande de discussões e questionamentos com a consultoria responsável pela auditoria”, conta Ronaldo Russel, supervisor de TI da Tecfil.

A ideia era, então, implementar uma plataforma o mais standard possível, além de sair do on premise. Após uma análise de mercado, a Tecfil encontrou melhor aderência no SAP por questões como suporte, qualidade e nível de maturidade de governança.

Um levantamento inicial na companhia indicou 116 GAPs, termo usado para as adaptações necessárias para adequar o sistema aos processos da empresa. Após uma revisão detalhada dos fluxos operacionais, esse número foi reduzido para 26.

“Negociamos e escalamos isso para a alta gestão para discutir o que era realmente primordial para ser customizado e aquilo que não era. Reduzimos para ficar o mais standard possível do SAP, pois cada 5% de customização são 95% dos problemas”, explica Russel.

Além da complexidade do ERP, a Tecfil carregava 67 sistemas legados, muitos deles  desenvolvidos internamente para atender a áreas específicas do negócio. Esse número foi reduzido para 31.

Entre eles, estava o TecAF, portal de contratos para gestão do consumo de budget por pedidos, que foi substituído pelos contratos do SAP.

Também passaram para o SAP aplicações internas voltadas para  emissão de notas fiscais avulsas; gestão de entregas e validação de NF-e; acompanhamento dos indicadores de faturamento e gestão de ativo fixo.

“Tinha um sistema que ficava na qualidade, outro no PCPM, outro no armazém. Nós tínhamos diversos mini sistemas que eram fragmentados e todos eles conversavam com o ERP anterior. Com isso, as áreas eram atendidas parcialmente, não como um todo, e esses sistemas não se conversavam”, conta Russel.

Com isso, a preocupação era levar tudo para o SAP para ter as informações integradas e on-line para todas as áreas.

Até então, a companhia usava conectores on-premise para integrar os sistemas ao ERP, o que exigia intervenções constantes da equipe de TI. No novo projeto, o modelo foi trocado por uma arquitetura baseada em APIs.

CAMINHO PRÉ E PÓS GO LIVE

A migração para o SAP começou ainda em 2023, seguiu por 2024 e precisou ser congelada por três meses para que o go live fosse feito no início de janeiro de 2025, uma data que facilitaria a entrega de obrigações e fechamento contábil.

Para assegurar a continuidade das operações, a Tecfil adotou uma estratégia rigorosa de testes. Ao todo, foram mapeados 175 cenários fiscais, além da realização de uma simulação completa de go live envolvendo diversas áreas da empresa.

Com a Megawork fazendo a sustentação do sistema no primeiro ano, a companhia passou por um período de estabilização do ambiente por cerca de seis meses, olhando para mais de 200 processos.

O principal foco foi a parte do faturamento, incluindo emissões das notas e observações fiscais em cada documento. No terceiro mês após o go-live, a empresa já estava realizando todo o fechamento sem apoio do time de consultoria.

“O nível de maturidade profissional da SAP nos levou para outro patamar. Eles têm toda uma governança que a gente não tinha no ERP anterior, A implantação dessa ferramenta trouxe uma maturidade muito grande para o processo de TI na companhia”, avalia Russel.

Segundo a empresa, a priorização do sistema standard permitiu simplificar a arquitetura tecnológica, aumentar a velocidade de implementação e reduzir os custos de manutenção no longo prazo.

“Em quase dois anos de operação, são raros os casos de alguma incidência de problema na versão padrão. Tivemos mais problemas no que foi customizado. Nós implementamos recentemente o EWM da SAP para fazer a gestão do armazém e teve zero gaps, não teve nenhum tipo de customização nele”, conta Russel.

Na área fiscal, as cargas de dados eram executadas anteriormente apenas de forma quinzenal ou mensal devido ao grande volume de informações processadas, o que atrasava a consolidação contábil.

Com a adoção de integrações via API, o processamento passou a ocorrer diariamente durante a madrugada, garantindo maior atualização das informações e ampliando a visibilidade sobre a apuração de tributos.

“Hoje, como a gente trabalha com o SAP, as principais empresas já têm o plugin dela. Elas chegam, plugam no SAP, extraem a informação que precisam. Isso facilita, aumenta a confiabilidade, melhora a governança”, avalia Russel.

Depois do período de estabilização, a companhia contratou a Trijay, outra consultoria de tecnologia especializada em sistemas SAP e integração de plataformas, para fazer uma espécie de reimplantação focada em melhorias de planejamento do industrial.

Na questão de planejamento industrial, a Tecfil ainda trabalhava com um modelo mensal. No começo do mês, fazia o planejamento de demanda para o mês seguinte inteiro, o que gerava um gargalo no final do mês.

“Essa consultoria remodelou a parte do SAP industrial, trouxe algumas melhorias no processo e fez algumas customizações pontuais para que o nosso planejamento passasse a ser semanal. Então a gente faz essa atividade agora sem gerar gargalos. O processo é fluido ao longo do mês”, conta Russel.

SOFTWARE FISCAL FOI MANTIDO

Na parte de software fiscal, a Tecfil utilizava a plataforma da Synchro, paulista desenvolvedora de soluções de conformidade tributária e fiscal, há 14 anos (já na nuvem desde 2012) e decidiu seguir com o produto após a troca de ERP.

Como a solução consegue ser integrada ao SAP, o sistema continuou extraindo as informações do ERP e mandando para a solução fiscal, preservando os dados históricos.

“Uma grande preocupação nossa era manter os nossos dados de histórico, que já eram validados, organizados, e nós não queríamos que tivesse uma possível migração para um outro produto. Isso adicionaria toda uma camada de complexidade”, destaca Russel.

Nessa parte do processo, a S2M, consultoria paulista especializada em soluções fiscais e tributárias, entrou como parceira da Synchro.

Essa parte da transição permitiu reduzir em 50% as despesas de TI da Tecfil e posicionou a companhia para enfrentar novos desafios regulatórios, como as mudanças trazidas pela Reforma Tributária.

Fonte: https://www.baguete.com.br/noticias/tecfil-migra-para-s4-hana-na-nuvem-privada