O SPED fiscal, também chamado de Escrituração Fiscal Digital – EFD, é um arquivo digital desenvolvido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil que contém todas as informações relativas à escrituração de documentos fiscais e demais obrigações acessórias relacionadas ao pagamento de tributos pela pessoa jurídica.
Neste arquivo estão contidas informações básicas, desde o lançamento de Notas Fiscais de compra, venda e transferência de mercadorias, até o controle dos livros de entradas e saídas, o livro de apuração de impostos, livro de controle de estoque, bem como outros registros que possuem informações relevantes para o controle e administração da empresa e, é claro, para o controle por parte das autoridades fiscais.
Vantagens do SPED Fiscal
Com a introdução do SPED Fiscal na rotina das empresas, o processo de declaração das obrigações tributárias passou a ser mais fácil e rápido, concentrados em apenas um arquivo eletrônico, o que elimina a necessidade de imprimir as declarações e arquiva-las durante o período estabelecido em lei para guarda de documentos.
Isso trouxe uma grande economia para as empresas e escritórios de contabilidade, que reduziram suas despesas com papel, armazenagem e impressão das obrigações acessórias, e não mais correm riscos de perder estes documentos em razão da ação do tempo, furtos, roubos, enchentes ou incêndios, apenas para citar alguns exemplos.
Por parte da administração pública, o arquivo eletrônico trouxe mais agilidade no processo de análise das obrigações informadas pelas empresas, viabilizando uma fiscalização mais ágil e eficiente.
O que é preciso fazer?
O primeiro passo necessário para que seja possível enviar o SPED fiscal corretamente é baixar o programa validador e assinador do SPED Fiscal diretamente no portal da Receita Federal.
O arquivo digital do SPED fiscal deve ser assinado eletronicamente através de um certificado digital modelos A1 ou A3, que pode ser adquirido e emitido perante uma entidade credenciada e deve respeitar o padrão estabelecido pela ICP Brasil.
Cuidados necessários
O sistema do SPED fiscal possui uma série de campos obrigatórios e não obrigatórios que precisam ser preenchidos com muito cuidado e atenção, seguindo as instruções constantes no Manual de Utilização disponibilizado pela Receita Federal e pela Receita Estadual. Além disso, um arquivo eletrônico do SPED fical deve ter todas as informações referentes à pessoa jurídica, como seu endereço, atividade e número do CNPJ.
É muito comum observar pequenos erros de digitação ou a falta de preenchimento de um campo obrigatório, o que pode incorrer na declaração incorreta das informações referentes aos tributos apurados e pagos, bem como na ausência de declaração de informações cruciais aos órgãos públicos.
Estes pequenos erros podem dar causa a aplicação de multa pelas autoridades fiscais na eventualidade de uma fiscalização e possível autuação. Portanto, todo o cuidado é pouco no momento do preenchimento do SPED fiscal.
Como evitar estes erros
O SPED Fiscal deve ter seus campos obrigatórios completamente preenchidos conforme os parâmetros estabelecidos pelo manual de instruções fornecido pela Receita Federal. Uma das maneiras mais eficientes de evitar que erros corriqueiros como campos não preenchidos e informações lançadas incorretamente é adotar um sistema desenvolvido exclusivamente para verificação do arquivo do SPED fiscal. Além disso, a utilização de um sistema eletrônico possibilita a emissão de relatórios gerenciais, comparação de dados e verificação de informações em tempo real.
Um sistema bem parametrizado e de acordo com as especificações estabelecidas pelas autoridades fiscais, como o ECF desenvolvido pela Synchro, é o maior aliado da empresa e do profissional de contabilidade que deseja efetuar seus lançamentos de forma correta e evitar possíveis questionamentos pelo Fisco no futuro.
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