Mitos e verdades sobre a implementação do eSocial nas empresas

A partir de 2016, todas as empresas brasileiras devem se preparar para a implementação do eSocial, novo sistema para a transferência de informações do Governo Federal. O eSocial é uma medida obrigatória para todos os empregadores brasileiros — as empresas regulares e quaisquer entidades tratadas como tal pela lei.

A implementação do eSocial nas empresas é uma iniciativa do Governo Federal que visa simplificar e unificar a apresentação de informação dos trabalhadores, atualmente reunidos pelos empregadores em múltiplas, independentes e concorrentes maneiras. O eSocial é um sistema de escrituração digital que irá se estruturar com as informações relacionadas ao trabalhador, tais como obrigações de folha de pagamento, obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, e é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Veja agora tudo o que você precisa saber sobre ele!

Origem do eSocial

Também conhecida como EFD-social ou Sped Folha, o eSocial foi instituído pelo Decreto 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e é regulado pelo Ato Declaratório 5, a partir de 17 de julho de 2013, que define as instruções sobre o assunto e o layout inicial.

Esta primeira etapa é muito importante já que visa unificar números de identificação fiscal, como CPF e NIS (NIT / PIS / PASEP), impedindo assim informações incorretas no registo inicial ou nas admissões no sistema do eSocial.

O que pouca gente sabe é que o eSocial envolve a Receita Federal, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, do Instituto Nacional de Segurança Social, Caixa Econômica Federal e Ministério do Planejamento. Este último parceiro tem a tarefa de equilibrar os interesses de todas as esferas em questão. Assim, o eSocial abrange todos os impostos, seguridade social e informações de trabalho relacionadas enviadas para essas agências.

O objetivo do eSocial é o de substitui outras obrigações

As principais metas do programa governamental são as seguintes:

• Assegurar os direitos previdenciários e trabalhistas;
• Simplificar o cumprimento das obrigações;
• Melhorar a qualidade das informações sobre o trabalho, a segurança social e as relações fiscais.

O objetivo do eSocial é substituir gradualmente obrigações como CAGED, RAIS, SEFIP e GFIP (formas de retenção de seguridade social), reduzindo, assim, o envio repetitivo e excessivo dessas informações, uma vez que os órgãos de fiscalização terão acesso a todas as informações através de um único sistema.

Alguns exemplos de atividades que serão abrangidos por este sistema são:

• O registro do trabalhador;
• Unificação de vários eventos relacionados ao trabalho (por exemplo, contratações, demissões, licença, aviso prévio, férias, relatando acidentes de trabalho, alterações salariais, obrigações profissionais em medicina, folha de pagamento, reclamações trabalhistas e retenções de segurança social);
• O imposto de renda retido na fonte.

As obrigações dos empregadores não vão mudar…

…elas vão simplesmente ser consolidadas em um único sistema eletrônico. Diante dessa nova realidade, as empresas não têm uma escolha sobre se devem ou não aderir ao eSocial. Isto porque, logo que o cronograma de implantação for finalizado, não haverá nenhuma outra maneira de enviar informações para o governo. Os empregadores que não cumprirem as novas regras estarão sujeitas às penalidades estabelecidas pela legislação em vigor.

Nesse sentido é aconselhável que os empregadores usem esse período de adiamento do prazo de cumprimento para fazer mudanças e organizar toda a informação que precisam ser transferidos, porque uma vez que o eSocial esteja em operação não haverá desculpas para o descumprimento.

Abaixo está uma lista dos passos essenciais para a correta implantação do eSocial:

• Departamentos de recursos humanos devem ter todas as informações em um formato digital, porque só assim vão ser capazes de se comunicar com o governo por via electrónica. Por isso é extremamente importante um sistema de dados integrado, como o ECF da Synchro, para manter os dados sempre organizados e atualizados.
• Verificar se as informações a serem enviadas para eSocial está correta, para evitar quaisquer problemas de auditoria com as autoridades apropriadas.
• Envolver todos os setores da empresa e planejar um cronograma para a implementação do novo sistema.
• Estimar o potencial de despesas financeiras e o orçamento.

Embora o eSocial seja uma grande aposta por parte do governo, não se deve ignorar as dificuldades e os obstáculos que as empresas vão enfrentar uma vez que este não é apenas uma mudança de sistemas, mas também uma mudança na cultura empresarial.

E então? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário e não deixe de entrar em contato com a Synchro!