Cloud – Uma jornada de sucesso na gestão tributária fiscal

Cloud não é mais tendência, é realidade! E os benefícios de um sistema em nuvem também não são novidade, especialmente quando falamos de custos de hardware e acessibilidade. Mas pensando em uma aplicação específica, como deve ser uma jornada de sucesso na gestão tributária fiscal no ambiente Cloud?

As características da nuvem caem como uma luva nas aplicações tributárias que fazem a gestão e o controle de todo o processo tributário e fiscal de uma empresa. Isto fica evidente ao se observar que  os softwares em Cloud conseguem acompanhar as frequentes revisões legislativas, mesmo considerando que nos últimos anos foram editadas em média 46 normas tributárias/dia útil ou 1,92 normas por hora/útil, conforme pesquisa publicada pelo IBPT em outubro de 2017. Esse grande volume de alterações demanda uma série de atualizações nos softwares de gestão tributária, com implicação no aumento da carga de trabalho para atualização, acarretando um alto consumo de horas nos departamentos de TI. Esse cenário possibilita erros tributários, que por sua vez, podem gerar uma série de inconformidades e multas para as empresas. Ao adotar um ambiente Cloud na gestão tributária fiscal a empresa evita todos estes tipos de problemas, com a garantia de que seu software tributário fiscal estará em um ambiente totalmente controlado, que irá receber todos os upgrades que a lei exige feito pelas mãos de especialistas, o que deixa a governança de TI muito mais simples e uma gestão de impostos assertiva e segura.

Como exemplo, podemos citar as novas exigências/requisitos tecnológicos da versão 4.0 da NF-e, que obrigou as empresas a evoluírem seus parques tecnológicos, tanto em software quanto em hardware. Muitas delas se viram em um cenário crítico de alto risco, devido ser esse um sistema que controla um ponto fundamental do processo, além de impactar outros sistemas igualmente importantes dentro da empresa. As empresas que recorreram a uma solução em Cloud, observaram a diminuição dos riscos e investimentos necessários, já que a esta está preparada para atender a todas as exigências do governo. Ou seja, por possuírem soluções em nuvem, não precisaram de nenhum investimento adicional e não correram riscos com as novas exigências e requisitos tecnológicos.

Outro ponto importante no uso de soluções de gestão tributária fiscal em Cloud é a escalabilidade e a elasticidade do sistema. É fato que o número de obrigações legais de uma empresa não é pequeno, com um volume expressivo de documentos fiscais e contábeis expedidos diariamente. Além deste uso constante, muitas das obrigações tributárias brasileiras são sazonais, o que exige capacidade de processamento para picos de informações e uso, com necessidade de altos investimentos em hardware e mão de obra para uma atividade que vai ser feita apenas algumas vezes no ano. Com a migração dos sistemas tributários fiscais para Cloud, é possível contratar a capacidade de processamento e serviços específicos conforme demanda, o que possibilita realocar recursos para processos mais críticos e focar sua equipe de TI em atividades internas.

Uma vantagem que cada vez ganha mais força, principalmente na área fiscal e tributária, é a “robotização”, ou seja, automatização de atividades manuais. Devido à capacidade de processamento e recursos disponíveis em Cloud a robotização se torna uma realidade.Por exemplo: a execução de softwares da receita para validação e entrega de obrigações é um trabalho manual e muito volumoso que pode ser facilmente automatizado utilizando recursos do Cloud Computing.

Apesar de todos os benefícios já mencionados, a Cloud Computing enfrenta um paradigma cultural: a preocupação com a segurança dos dados. Se essa segurança é questionada em Cloud como um todo, imagine quando falamos de dados contábeis e fiscais, que em sua maioria são guardados a sete chaves? Aqui a prioridade é entender que não é porque seus dados estão perto de você, no “quintal de casa”, que eles estão seguros. Hoje as empresas especializadas em nuvens, gigantes como AWS e Microsoft, por exemplo, possuem uma série de certificados de segurança, data centers secretos e protocolos especiais que garantem toda a segurança de suas informações. Estas são empresas especialistas que possuem recursos que poucas companhias conseguem ter internamente. O essencial nesse caso é entender que as suas informações tributárias fiscais são tão valiosas quanto seu dinheiro, e que o lugar mais seguro não é o cofre da sua empresa, mas sim guardado a sete chaves de um ambiente Cloud.