Quais os ganhos em ter um sistema tributário em cloud diante da Reforma Tributária?

Com a reforma tributária a todo vapor, com as frequentes notícias e atualizações na imprensa sobre este tema, tem criado um ambiente de alerta nas áreas tributárias das companhias. Elas terão que conviver com dois sistemas tributários diferentes por um longo período de tempo de transição, necessitando lidar com agilidade o entendimento das novas regras e se adaptar a esse novo cenário.

Para as empresas, lidar com tantas novidades exige atenção redobrada e agilidade nas atualizações já que terão um aumento das obrigações acessórias, e não cometerem falhas que podem resultar em futuras penalidades. Essa tarefa parece simples, mas não é – principalmente para aquelas que ainda mantém sua área tributária no on premises, em que todas as atualizações são feitas pelo time de TI e pela equipe de tributaristas, o que causa grande morosidade no processo e demanda muito tempo dos profissionais envolvidos.

Essa realidade, contudo, é bem diferente para as empresas que migram seus sistemas para a cloud. Isso porque, além de garantir a conformidade fiscal e tributária end-to-end e aumentar a produtividade consideravelmente dos departamentos, a rotina das entregas fiscais e tributárias se torna muito mais eficiente, dinâmica, produtiva e digital. Este investimento, inclusive, converte a necessidade de gerir ativos de infraestrutura e equipe em gestão de serviço – o que libera o caixa e o foco dos gestores para o próprio core business.

Para se ter ideia da forte tendência da cloud nas grandes organizações, um estudo da IDC apontou que a cloud ocupa o segundo lugar na lista de prioridades dos CIOs da América Latina, estando atrás somente da segurança e à frente da análise de Big Data/Business Intelligence. E o Gartner estima que 85% de todas as empresas do mundo operem dentro da cloud até 2025.

Esse ritmo acelerado de adoção da cloud é normalmente atribuído a 3 fatores principais:

• Agilidade no negócio: a tecnologia cloud se destaca porque possibilita o dinamismo que as corporações necessitam quando, por exemplo, uma área de negócio tem uma nova ideia, e quer implementá-la imediatamente, sob pena de ser ultrapassado por seu concorrente.
• Foco na transformação digital: é importante que a equipe de TI esteja disponível para se dedicar à transformação digital em si, sem precisar focar em atividades de gestão operacional que estão distantes das atividades-fim da empresa. 
• Necessidade de uma TI dinâmica: nos tempos em que as atividades do negócio estão em baixa, é necessário haver possibilidade de flexibilização dos custos com TI. A cloud pública contribui para isso, pois seu pagamento é realizado por uso.

Estes dados comprovam que a cloud tem sido a estratégia ideal para as empresas, principalmente as de grande porte, conquistarem mais mobilidade, flexibilidade, agilidade e resiliência no dia a dia corporativo.

Outro ponto fundamental é que, por meio da nuvem, é possível acessar ambientes digitais a qualquer hora e de qualquer lugar – o que, nos dias atuais marcados pelo trabalho remoto é uma característica indispensável.

É sabido que existem inúmeros desafios para migrar o sistema de gestão tributária para a cloud, como um bom planejamento, análise do impacto nos sistemas corporativos existentes, segurança, saber o melhor momento para colocar o projeto em prática, entre outros. Mas também há uma série de vantagens que valem a pena.

Implementar uma solução de gestão tributária na nuvem faz com que as empresas passem a usar o armazenamento, o processamento e a infraestrutura do próprio provedor de software, e as etapas de monitoramento e atualização das alterações na legislação tributária passam a serem feitas de maneira automatizada. Com todas essas características, as companhias não precisam mais manter a estrutura de TI alocada na organização, reduzem os custos com implantação, manutenção e atualizações de softwares e hardwares, e liberam os tributaristas e equipes de TI do acompanhamento das atualizações constantes.

Ao abandonar as tarefas manuais e o on premises, as empresas perceberão que a automatização tem inúmeros benefícios, contribuindo ativamente na organização das demandas internas e o cumprimento de todos os prazos, resultando em maior qualidade nas entregas, o que otimiza o compliance fiscal e reduz até 40% do budget anteriormente alocado para a operação local.

Um investimento que vale a pena e que as tornarão ainda mais referência em TI e inovação, além de permitir as equipes envolvidas destinem o seu tempo para atualização de conhecimento, avalição de impactos das novas regras tributárias e o replanejamento estratégico na cadeia de valor para essa Reforma Tributária.