A complexidade e a velocidade das mudanças no sistema tributário brasileiro fazem com que a integração entre os diferentes sistemas usados pelas empresas seja indispensável. Mais do que um detalhe tecnológico, essa integração é hoje um elemento estratégico para manter a conformidade fiscal e a boa governança. Com a Reforma Tributária em andamento e a criação da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), o país caminha para um modelo de apuração em que o próprio Fisco fará parte do cálculo dos tributos, usando como base dados estruturados, especialmente as notas fiscais eletrônicas. Nesse cenário, qualquer falha na comunicação entre sistemas como ERP, contabilidade e módulos fiscais pode gerar erros de cálculo, atrasos no cumprimento de obrigações e riscos de multas.
A interoperabilidade, nesse contexto, significa mais do que simplesmente enviar arquivos de um sistema para outro. É garantir que os dados cheguem completos, com todos os detalhes necessários para serem entendidos e usados corretamente. Quando um ERP envia informações para o sistema contábil, por exemplo, não basta informar valores: é preciso incluir também a natureza da operação, o regime tributário, se há substituição tributária e todo o histórico de alterações feitas. Da mesma forma, o módulo fiscal precisa receber e devolver dados atualizados e claros, para que a empresa possa agir rapidamente diante de rejeições ou correções necessárias. Sem essa integração, as empresas acabam criando controles manuais e planilhas paralelas, aumentando o risco de erros em um ambiente em que a fiscalização está cada vez mais digital e conectada.
A reforma tributária reforça essa necessidade. O projeto-piloto da CBS, em andamento, já mostra que a tendência é aumentar o detalhamento das informações exigidas e centralizar as obrigações que hoje estão espalhadas. A lógica tributária passa a ser mais relacional, o que significa que um crédito só poderá ser usado se o fornecedor estiver em conformidade com o pagamento de seus tributos. Isso exige que as empresas tenham sistemas capazes de checar essas informações automaticamente e em tempo real. Com novas alíquotas, regimes diferenciados e exigências de rastreabilidade, será essencial que os dados sejam precisos e que o histórico de processamento seja preservado de ponta a ponta.
Da integração de dados à governança: passos para uma interoperabilidade eficiente
Construir uma interoperabilidade eficiente exige um esforço coordenado entre as áreas de tecnologia, fiscal e contábil. Na prática, isso significa adotar formas simples, seguras e bem definidas para a troca de informações, garantindo que todos os sistemas usem a mesma base de dados e “falem a mesma língua”. Em empresas que utilizam sistemas mais antigos, é possível recorrer a ferramentas que funcionam como pontes entre diferentes plataformas, traduzindo e organizando as informações sem que seja preciso trocar toda a infraestrutura, o que ajuda a reduzir custos e riscos.
A tecnologia sozinha não é suficiente para garantir a integração. É preciso definir quem será responsável por manter os dados corretos, estabelecer regras claras para corrigir erros e documentar todas as ações para atender eventuais fiscalizações. É recomendável fazer testes regulares de integração, simular situações críticas e ter planos de contingência para lidar com mudanças na legislação.
Outro ponto essencial é a segurança e a rastreabilidade. Registros de atividades, assinaturas digitais e controles de acesso ajudam a proteger as informações e a comprovar sua integridade. Também é importante que a área fiscal mantenha um registro atualizado das regras tributárias aplicadas, para que todos os sistemas e equipes trabalhem com as mesmas referências. No novo modelo, a Nota Fiscal Eletrônica passa a ser o documento central para a apuração de tributos, o que aumenta a importância de emitir e processar informações completas e consistentes desde a origem.
O ideal é avançar por etapas. Começar com áreas ou processos de maior risco, medir a qualidade dos dados e, aos poucos, expandir a integração para todos os setores. Até 2032, quando o novo sistema tributário estará plenamente em vigor, as empresas terão que lidar com os dois modelos ao mesmo tempo, o que será um teste de maturidade para a interoperabilidade. Aqueles que conseguirem integrar de forma transparente seus sistemas estarão mais preparados para cumprir prazos, reduzir custos e transformar a conformidade tributária em vantagem competitiva.
A modernização do sistema fiscal brasileiro pede mais do que ajustes pontuais. É preciso ter uma base de informações sólida e processos bem definidos para que a integração funcione de forma segura e consistente. Com essa combinação de tecnologia, organização e clareza de responsabilidades, os sistemas passam a trabalhar em conjunto, atendendo às exigências da nova legislação e fortalecendo a gestão tributária como um todo.
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