Como se preparar para o EFD–Reinf gastando pouco?

Finalmente foi anunciado os detalhes da nova obrigatoriedade do SPED: o EFD-Reinf. A nova obrigação foi instituída pela Instrução Normativa nº 1.701/2017, da Receita Federal do Brasil, e obriga as pessoas jurídicas, produtores rurais, associações desportivas, empresas e entidades a entregar a obrigação. Detalhada ao máximo na mídia, o EFD-Reinf tem suas peculiaridades técnicas muito conhecidas, mas pouca discussão de como esse novo SPED vai funcionar na prática.

Com tempo de preparação cada vez mais curto, já que empresas com faturamento superior a R$ 78 MI são obrigadas a entregar a obrigação a partir de janeiro de 2018, como as empresas devem se preparar para tal mudança em seus processos diários?

Primeiramente é necessário entender que a nova obrigação, assim como o eSocial, demanda uma série de revisões de processos em toda a estrutura de sua empresa, podendo afetar vários setores (Compras, Jurídico, SESMT, Contábil, Fiscal, Financeiro e TI) que terão que prover informações mais detalhadas. Com a substituição da DIRF, GFIP e CPRB, todas as empresas terão que demandar maior atenção na emissão e apuração de todas as notas fiscais de serviços, dando foco nas informações que são apresentadas por terceiros.

Por onde devo começar a me preparar? É de fundamental importância que a empresa que irá começar a se adaptar ao EFD – Reinf entenda qual seu estágio de ‘maturidade tecnológica e tributária’, definindo quais os investimentos serão prioridade. É muito importante que os gestores entendam que a nova regra transformou algumas obrigações, em que a frequência de entrega era mensal ou até anual em entregas antecipadas, ou seja, a preocupação com a qualidade da informação que era anual passa a ser no mínimo mensal.

Esse novo tipo de processo acaba criando um fluxo de dados muito grande, demandando investimento em hardware. Como muitas empresas não podem fazer esse investimento nesse momento por questões financeiras ou o tempo é muito curto para aquisição da infraestrutura, visto a data de obrigatoriedade e o tempo necessário para implantação, testes e entrada em produção, a opção é passar a EFD-Reinf para o Cloud, nova modalidade computacional que permite que as apurações de todas as obrigações referentes ao REINF sejam processadas e armazenadas em ambientes terceirizados, diminuindo significativamente o  investimento necessário.

Eu preciso de um software fiscal para a apuração e entrega do EFD-Reinf? Como escolher a solução correta? Apesar da Receita Federal oferecer a DCTF-Web para apuração dos dados enviados para o EFD-Reinf, é necessário que as empresas invistam em softwares que apurem as informações necessárias para compor a entrega e a transmissão para os serviços disponibilizados pelo Fisco.

Vale ressaltar aqui que, diferente das outras obrigações do SPED, o EFD-Reinf não irá contar com um Programa Validador (PVA), enviando suas informações em formato XML direto para a Receita Federal. Esse novo conceito exige que todos os contribuintes validem os arquivos antes da entrega à Receita Federal, garantindo que as informações ali contidas estejam de acordo com a realidade de sua empresa.

Outra dica importante é estar atento a ‘adaptação’ de cada software a seu tipo de trabalho: algumas empresas utilizam ERP, outras utilizam sistemas legados e algumas industrias continuam com tabelas em excel, ou seja, você deve escolher o programa que tenha fácil adaptação a seu sistema de apuração, não criando mais uma demanda interna para sua equipe de TI.

Nesse quesito, a dica no tópico anterior também pode ser aproveitada: programas em nuvem, as chamadas soluções Web, conseguem evitar uma série de problemas que podem atrapalhar sua adaptação ao EFD-Reinf, como falta ou demoras nas atualizações, parametrização incorreta ou inconsistência nas informações captadas.

Essas vantagens de mercado são muito importantes, já que historicamente a implantação de novas obrigações por parte da Receita Federal acarretam em várias mudanças ao decorrer do processo de implantação, o que pode gerar uma série de problemas em plataformas ‘On-Premise’, atrasando e muito o andamento dos projetos de implantação, colocando as empresas em risco de não atendimento do prazo legal.

Além dessa questão, quando você conta com esse tipo de serviço, a responsabilidade de manter o sistema atualizado, acompanhar e manter as informações corretas é do prestador de serviços, garantindo que sua empresa esteja de acordo com a legislação. 

Em resumo, o que o EFD-Reinf promete é demandar maior controle das empresas, o que garante visibilidade e cruzamento de informação para a Receita Federal. Como todas as adaptações que ocorreram na “era SPED”, o REINF demanda adaptações técnicas e operacionais, encontrando na tecnologia de Cloud um forte aliado em uma adaptação a baixo custo.