Business Process Outsourcing (BPO): o que é e o que faz?

O que McDonald’s, Coca-Cola e Nike têm em comum, além do faturamento bilionário e a liderança soberana em seu segmento? BPO. Hoje você vai entender o que significam essas 3 letrinhas e como elas podem ser aplicadas para revolucionar seu negócio! Saiba agora o que é BPO!

Mas, afinal, o que é BPO no mundo dos negócios?

O mercado atual é marcado pela concorrência extrema, constante fluxo de novos entrantes, formação de um público mais bem informado, além de um processo de “padronização” entre os produtos oferecidos por organizações rivais (fruto do acesso à informação e a tecnologias de ponta). Esse voraz “canibalismo” mercadológico impõe às empresas flexibilidade, capacidade permanente de se reinventar e responder com rapidez às mudanças de mercado. E é nessa dinâmica de transformação constante da estrutura dos negócios que surgiu o termo BPO.

BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing (Terceirização de Processos de Negócio). Trata-se de uma espécie de “terceirização” de todos os processos internos não ligados diretamente ao core business da organização. Mencionamos “espécie”, por que há diferenças crucias entre uma simples terceirização e um BPO. Entretanto, para efeitos didáticos, podemos entender o que é BPO como a entrega de diversos procedimentos da empresa a uma especialista em processos internos, ligados aos mais variados departamentos.

Qual a diferença entre BPO e terceirização?

A implementação de um Business Process Outsourcing – BPO envolve uma análise profunda de todos os processos da empresa, sua infraestrutura e procedimentos internos, desenvolvendo uma remodelação completa da estrutura organizacional. Isso se faz por meio da adoção de novas tecnologias e transferência das funções internas a uma especialista em “atividades-meio”, melhorando o desempenho e a qualidade dos produtos e serviços prestados.

Por que uma empresa faz um BPO?

Quem olha para todos os pontos não enxerga detalhe algum. Esse é o princípio que norteia o BPO. Não é possível a uma empresa desviar seu foco com elaboração de treinamentos, organização de recrutamento e seleção, gestão de estoques, integração do setor de compras com o departamento financeiro, desenvolvimento de logística de distribuição, TI, jurídico, etc. Uma empresa que faça tudo isso sozinha tende a reduzir seu SLA (nível de serviço), o que certamente resultará em perda de mercado e impactos negativos no faturamento.

O mercado exige excelência no produto ou serviço entregue ao consumidor e isso só pode ser atingido por meio de dedicação exclusiva. Para isso existe o BPO.

Como deve ser implantado em uma empresa

A implantação do BPO está diretamente ligada à automatização de processos em sua organização. Assim, as empresas que já estão providas de soluções automatizadas baseadas em TI (ERP, CRM, BI, soluções fiscais, etc.), certamente terão maior facilidade no processo de outsourcing. De qualquer forma, em linhas gerais, os mais importantes especialistas do mercado em Business Process Outsourcing – BPO recomendam as seguintes etapas a serem seguidas para implementar esse modelo de gestão:

1. Mapear a organização;
2. Entender quais são os processos terceirizáveis;
3. Identificar os líderes do mercado em fornecimento de BPO;
4. Conquistar o comprometimento da empresa como um todo;
5. Definir os níveis de serviço esperados (SLAs);
6. Estabelecer monitoramento constante dos resultados alcançados com o BPO, em um constante processo de melhoria.

Quais os benefícios que esse modelo de gestão traria à minha empresa?

• Redução de custos. Acredite: as despesas com o outsourcing serão menores – na ponta do lápis – do que o gasto total com a organização de todos os processos internos da empresa (só a TI exige investimentos extremamente volumosos!). Muito custo e pouco foco geram prejuízo. O BPO é capaz de reduzir essas despesas operacionais.

• Aumento da produtividade. Menos processos manuais, mais profissionais livres para focarem no que a empresa faz de melhor significa aumento imediato de produtividade. Estamos falando em aumento de faturamento, maior poder de fidelização de clientes e maior espaço no setor. Tudo isso por meio da remodelação dos processos internos.

• Liberação de pessoal para se concentrar os processos-chaves na organização. O aumento da produção global na empresa, fruto do item anterior, implica a possibilidade de angariar mais recursos para serem direcionados no crescimento da organização. O ROI de um BPO, em alguns casos, beira os 200%.

• Aumento da flexibilidade interna. Uma empresa mais enxuta é uma empresa mais preparada para responder com rapidez às novas demandas do mercado. Imprescindível.

• Mais tecnologia de ponta à sua organização. Existem hoje no mercado, por exemplo, poderosas soluções fiscais (integráveis ao ERP da empresa), capazes de automatizarem procedimentos de escrituração contábil e fiscal, além de proverem atualizações da legislação tributária de forma automática (seguida da sua respectiva inserção na dinâmica dos sistemas de registros). Isso representa menos profissionais se preocupando com alterações normativas, mais eficiência na prestação de contas ao Fisco e menos risco de incorrer em sanções tributárias. A simples aquisição de alguns desses sistemas já representa uma espécie de “BPO eletrônico” de seu departamento contábil ou tributário. Vale a pena pensar mais sobre o assunto.

Entendeu o que é BPO? Quer saber como implementá-lo em sua empresa? Escreva para nos e nós vamos te auxiliar a diagnosticar quais as soluções recomendadas para dar mais dinamismo ao seu negócio!