As vantagens de uma solução de monitoramento tributário

As constantes alterações e a complexidade da legislação tributária exigem um grande e significativo esforço das Empresas. São milhões investidos na tentativa de não deixar escapar as centenas de Normas Oficiais diariamente publicadas pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

Nesse contexto, é sabido que a inobservância dessas Normas impostas pelo Poder Público, notadamente pelo Fisco desses Entes Federativos, pode ocasionar uma série de consequências danosas para a Empresa/Contribuinte, muitas vezes colocando em risco a própria atividade operacional.

Ciente de todo esse processo e certos da necessidade cada vez maior de uma solução que pudesse agregar e colaborar nessa árdua tarefa diária, é que projetamos e desenvolvemos uma solução ousada de monitoramento tributário capaz de auxiliar analistas, especialistas e gerentes nesse mister.

Mas afinal, quais as vantagens de um monitoramento tributário eficiente? E quais as consequências e riscos de um eventual ‘gap’ nesse processo? É o que passaremos a ver.

Elementos de tributação

Os elementos tributários ou de tributação são partes integrantes e necessárias para a formação do cálculo da operação tributária.  A título exemplificativo, no ICMS, para  chegarmos a um resultado final no cálculo da Substituição Tributária, temos que utilizar uma série de dados, como a Margem de Valor Agregado ou o Preço Médio Ponderado ao Consumidor Final, o percentual de alíquota interna estabelecido pelo Estado, eventual percentual de alíquota interestadual estabelecido pelo Senado Federal, eventual Fundo de Combate a Pobreza, etc.. etc.. Não é nada simples.

Cada tributo exige um conjunto de elementos tributários ou de combinações diferentes. Se estivermos falando, por exemplo, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) ou da Contribuição para o Programa de Integração Social (PIS), o comportamento do grupo de elementos é completamente diverso daquele exigido para o ICMS ou para o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

E por qual razão estamos destacando a relevância desses elementos tributários? É justamente nesses elementos que o Legislador promove incessantes alterações. É nesses elementos que o Ente Federativo (União, Estados, Distrito Federal ou Municípios) promove diariamente centenas de mudanças.

Para fins didáticos, vale separarmos nossa análise em dois tópicos distintos. No primeiro, falaremos das codificações (chaves), que podem ser comuns a todos os tributos e, num segundo momento, dos elementos em si.

1 – Codificações – Abrange, por exemplo, a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST). O monitoramento tributário está atento à inclusão de novos códigos, exclusão de códigos já existentes, desmembramento ou agrupamento de códigos e alterações nas descrições das mercadorias. Essas alterações são promovidas em âmbito Nacional e, gradativamente, internalizadas pelos Estados. Pode levar anos até que uma alteração promovida pela CAMEX se torne uniforme em todo Território Nacional. A afirmação é facilmente verificada ao observarmos alguns Regulamentos Estaduais do ICMS, que ainda utilizam a antiga Nomenclatura Brasileira de Codificação (NBM).

Uma solução de monitoramento garante que essa irradiação de atualizações, partindo da CAMEX (NCM) ou do CONFAZ (CEST) para os Estados esteja coerente com as exigências legais. É extremamente importante que a Mercadoria esteja classificada corretamente, sob pena de alteração da sua tributação e, via de consequência, autuações. Não bastasse, é requisito obrigatório da Nota Fiscal a presença de uma NCM e um CEST válidos.

2 – Elementos tributários propriamente ditos – O maior volume de alterações concentra-se nos elementos de tributação. Todos os Estados alteram, com frequência assustadora, os percentuais ou os critérios operacionais dos elementos de tributação. A título ilustrativo, vamos citar os percentuais de Margem de Valor Agregado (MVA). Uma determinada mercadoria que hoje tem o percentual de 38,00% nas operações da Indústria para o Atacadista, amanhã pode ter seu percentual modificado para 41,06%. E assim alterações são promovidas para segmentos de mercadorias inteiros, em todos os Estados e, frequentemente, de forma concomitante.

Vale destacar que essa simultaneidade de alterações promovida pelos Estados dificulta ainda mais a vida das empresas, pois os riscos de erros por não observância das atualizações decorrentes dessas normas legais aumentam consideravelmente.

Outro exemplo elucidativo são as constantes inclusões e exclusões de Estados em Protocolos de Substituição Tributária. Não monitorar essa informação faz com que a empresa torne-se Substituto tributário em operações que não tem responsabilidade ou deixe de ser Substituto Tributário em operações para as quais a legislação determinou sua responsabilidade. No viés financeiro, uma empresa arcaria com o imposto de toda uma cadeia de contribuintes (aquele devido por substituição tributária) quando deveria arcar apenas com o imposto da sua operação própria (ou vice-versa).

Além dos percentuais da MVA, frequentemente também temos alterações nos percentuais de Alíquotas Internas do ICMS, de Redução de Base de Cálculo do ICMS e nos percentuais para as mercadorias constantes da Tabela do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Também temos assiduidade na Inclusão/exclusão de mercadorias do Fundo de Combate a Pobreza, do Regime de Substituição Tributária, das hipóteses de Isenção do ICMS. Noutras palavras, temos uma infinidade de alterações que deixaria cansativo nosso texto informativo caso quiséssemos elenca-las aqui.

O mais importante é termos em mente dois pressupostos. O primeiro é que podemos estar deixando de pagar os valores corretos da tributação, caso em que certamente haverá um processo de fiscalização por parte da Receita Federal ou das Secretarias de Fazenda dos Estados que culminará em autuações, processos administrativos, defesas, multas, juros e correções.  Isso significa dizer que o prejuízo não será só com o valor não recolhido, mas também com despesas extras para fazer frente às atuações. O segundo é que podemos estar pagando além do que é efetivamente devido, desfalcando desnecessariamente as finanças da empresa que, em dado momento, pode ser crucial para manutenção de outras atividades urgentes. É por essa via estreita que, muitas vezes, empresas começam a sentir dificuldades financeiras.

Obrigações Tributárias Acessórias e Principais

Lato sensu, as obrigações tributárias acessórias estão relacionadas com a documentação da operação e o envio de informações ao Fisco, ao passo que as obrigações tributárias principais consistem no pagamento do tributo propriamente dito.

Sabemos que não é nada fácil administrar uma infinidade de obrigações tributárias no dia a dia de um departamento contábil/fiscal. São inúmeros prazos e tarefas diferentes que estão sob os olhos atentos e necessários de analistas e especialistas. Daí nasce a importância de uma ferramenta eficiente de monitoramento capaz de auxiliar esses profissionais nessas tarefas diárias.

Ressalte-se que é de extrema importância que informações sejam enviadas ao Fisco no prazo determinado pela Norma, bem como que pagamentos sejam feitos tempestivamente. Esses prazos, por sua vez, merecem toda a nossa atenção.

Frequentemente o Fisco da União, Estados, Distrito Federal e Municípios alteram esses prazos ou, diante de alguma situação excepcional, os prorrogam. Quando alterados e não percebidos pela empresa, poderemos ter duas situações:

1 – o prazo originário foi alterado para uma data anterior – nesse caso a empresa perde o prazo do envio das informações ou do pagamento do tributo. O prejuízo é inevitável. Incidirá multa pelo atraso na entrega de eventual declaração e multa, juros e correção pelo não pagamento do tributo do prazo estipulado.

2 – o prazo originário foi alterado para uma data posterior – nesse caso a empresa não tem um prejuízo direto, mas reflexo. Os valores despendidos antecipadamente com o pagamento de um tributo que foi postergado poderiam continuar integrando os caixas da empresa ou terem sido alocados para um pagamento mais urgente e necessário ou, ainda, aplicados. Do outro lado, falando em obrigações acessórias, o tempo que se investiu para alimentação e geração de determinada escrituração digital poderia ter sido melhor alocado e dimensionado em outra tarefa mais urgente.

Vale salientar, ainda, sobre as consequências destrutivas decorrentes desses atrasos ou não cumprimento das obrigações, muitas vezes pela complexidade ou dificuldade de acompanhamento das alterações legais. Frise-se, não estamos falando de um desconhecimento intencional, pelo contrário, o emaranhado de Normas publicadas diariamente dificulta o acompanhamento e monitoramento das informações sensíveis ao negócio operacional, exigindo tempo dos colaboradores e muita análise interpretativa.

Dentre essas consequências podemos citar, além das Multas e Juros já mencionados, a impossibilidade de participação em licitações com o poder público; a impossibilidade de participação em programas de parcelamento (refinanciamento fiscal); Exclusão ou impossibilidade de participação em regimes especiais instituídos pelos Estados; Perda da inscrição no cadastro de contribuintes do estado e, consequentemente, perda de prazos mais amplos para honrar com os compromissos; etc.

Assim, não é difícil de inferir e concluir que uma solução de monitoramento tributário é imprescindível para evitar riscos desnecessários, auxiliar sobremaneira nas rotinas diárias e aumentar a capacidade de planejamento estratégico da empresa.