PRINCIPAIS CUIDADOS NA ENTREGA DA EFD-REINF

Muito bem conhecida é a frase que diz: tempo é dinheiro. Embora antiga, bem como sucinta, a frase é de uma sabedoria incalculável. Pena que muitos ainda não tem observado a verdade prática desta máxima e, em se tratando da seara tributária, o não cumprimento de uma obrigação fiscal em seu tempo, pode representar dinheiro, infelizmente, no sentido de dispêndio, ou seja, dinheiro gasto em multas e penalidades.

Não obstante, todo este contexto se aplica a esta que é a mais nova obrigação tributária acessória da Receita Federal do Brasil: a Reinf.

Apenas para contextualizar sobre esta obrigação, a Reinf faz parte do Projeto SPED – Sitema Público de Escrituração Digital, sendo ela uma EFD – Escrituração Fiscal Digital, denominada “Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída”. Esta recepcionará  todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Uma vez entendido o aspecto conceitual, o fundamental agora é se ater aos principais cuidados que devem ser seguidos para que sua entrega seja feita com o devido sucesso:

1. Prazo:
   1. Este é um dos principais pontos a ser observado e, acima de tudo, atendido. As principais datas são:
      1. Julho/2017 – disponibilização de um ambiente de Produção RESTRITO para que as empresas possam fazer os seus testes, simulando o seu processo de entrega.
      1. Janeiro/2018 – entrega (em ambiente de produção oficial) da REINF para os contribuintes com faturamento em 2017 maior que R$ 78 milhões.
      1. Julho/2018 – entrega (em ambiente de produção oficial) da REINF para os demais contribuintes.
   1. Desta maneira, há de se notar que houve uma expressiva modificação em termos de periodicidade em relação à DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, obrigação acessória na qual, atualmente, são registradas as informações de tributos retidos e que tende a ser substituída pela REINF. Esta, terá periodicidade mensal ao passo que aquela é entregue com periodicidade anual.
      1. Quem não entregar a Reinf no prazo incorrerá em multas elevadas, ocasionando impacto direto nas disponibilidades econômicas das empresas. O dispositivo legal que estabelece os aspectos de penalidade encontra-se no artigo 57, incisos I, II e III da medida provisória 2.158-35/01, com redação dada pela lei 12.873/13
2. Responsabilidade de entrega compartilhada:
   1. A responsabilidade pela entrega da REINF não deve ser concebida por uma ou outra área apenas. Há quem pense que seria do departamento contábil. Outros, diriam que seria do departamento fiscal. O fato é que, de maneira geral, a responsabilidade é da empresa. Isso porque se observarmos os elementos requeridos nesta obrigação acessória, verificar-se-á que as informações a serem prestadas na REINF são originadas em vários setores tais como:
      1. Contabilidade, departamento responsável pelo registro das informações relacionadas aos fatos contábeis e que, em relação à REINF, coopera informando os valores contabilizados em termos de tributos retidos a figurar no Ativo Circulante e os a recolher em nome de terceiros, a figurar lado Passivo do balancete contábil. Todavia, tais informações contabilizadas precisam de determinados detalhamentos que são inexistentes em termos de lançamentos contábeis.
      1. Fiscal, departamento responsável por lançar as notas fiscais, inclusive as sujeitas à retenção que, assim sendo, são objetos de escrituração da Reinf. A partir desta primeira rotina, fazer os devidos lançamentos fiscais.
      1. Jurídico, departamento que, dentre outras atribuições relativas às questões fiscais como monitoramento e interpretação legal, especificamente para fins de Reinf, deverá se atentar principalmente à tramitação de:
         1. Processos administrativos
         1. Processos judiciais

Toda e qualquer exceção ao regramento geral em termos de tributação diferenciada ou mesmo, não tributação que a legislação estabelece deverá ser subsidiada por tais processos. Sem eles, o sistema de recepção da receita federal retornará mensagens de inconsistências, impedindo o envio definitivo da informação ao Fisco.

1. Departamento de Contratos:
   1. Aluguel
      1. Roalties
      1. Leasing

Considerando que tais tipos de contrato serão objeto de escrituração na Reinf quando incorrerem em retenção de tributos, a pergunta que se faz é a seguinte: onde estão as notas fiscal destes? A resposta é: não há. Então, como fica o controle de tais elementos? Como fazer o controle daquilo que estou pagando e como informar isto na Reinf? Veja que se faz necessário um departamento específico para se fazer a gestão de tais informações.

• Setores específicos, pois serão relacionados. Por exemplo, qual é o setor que cuida do Agronegócio?
  • Financeiro, departamento com estreita relação com o Reinf, pois muitos tributos relacionados nesta obrigação tributária têm como fato gerador o pagamento. Prescinde dizer que todo o cuidado é pouco quando se trata da nova dinâmica deste departamento, pois além da prestação da informação, há a necessidade de rastreabilidade da informação do tipo: o pagamento efetuado ocorreu com base em quais notas fiscais…
    • Como fazer a rastreabilidade dos documentos fiscais que foram emitidos  versus o que está sendo pago. Tais informações de pagamento já estão numa estrutura adequada para serem geradas em forma de eventos para a REINF.
  • Resumindo, todas as áreas têm o seu grau de envolvimento e, certamente, juntas contribuição para uma entrega e cumprimento do dever fiscal com sucesso.
• Um bom sistema de cálculo e mensageria
  • Toda o sistema de mensageria tem que garantir a escalabilidade, ou seja, independente da demanda feitos pelo(s) usuário(s), tem que manter o adequado tempo de resposta, além de garantir que a mensagem (envio) não seja perdida.
  • Também, deve garantir uma conexão segura e que os dados sejam criptografados, garantindo, portanto, a segurança da informação.
• Contar com uma área de suporte treinada, também funcional e capacitada para auxiliar o cliente
  • Seja o suporte do fornecedor de solução fiscal ou mesmo, o suporte interno de TI da empresa, ambos necessitam conhecer, além das funcionalidades do sistema de geração e/ou mensageria, as principais características desta nova obrigação acessória. Precisam conhecer sua dinâmica de operacionalização, seus registros e o que está sendo requerido neles bem como suas as principais tabelas. Assim, facilita-se o processo de atendimento desta obrigação.
• Mapeamento das informações
  • É necessário se fazer um mapeamento das informações para se identificar a origem dos dados a serem informados na Reinf. Os sistemas de atendimento a esta obrigação farão o trabalho de automatizar os processos, transformá-los em informações no nível requerido pela Receita Federal e enviá-los, todavia, é necessário este trabalho prévio, de identificação e conhecimento, para se saber onde estão tais informações e se estão em um  nível apropriado para serem obtidos pelos sistemas ou, em primeiro lugar, saber se elas de fato existem. Não adianta sistema sem se ter o que sistematizar.
• Quem vai usar o sistema, precisa conhecer o negócio
  • Não adianta nada se ter um martelo (ferramenta) à mão se não se sabe como martelar. Não sei se esta frase “tem dono”, mas expressa evidente sabedoria e, mais do que isso, um enorme aviso. O usuário precisa conhecer do negócio. Saber interpretar a legislação para saber se o que sendo gerado é o que está sendo requerido em termos de estrutura de dados do leiaute e também da legislação pertinente a cada tributo relacionado na Reinf. Outrossim, precisa saber interpretar os relatórios de conferência bem como as possíveis mensagens de retorno ao enviar os dados ao ambiente da Receita. Por exemplo: No último dia do evento o analista vai mandar a informação e o sistema da RFB retorna um erro. O que fazer? Ligar para o suporte da empresa? Num segundo momento sim, mas é necessário que ele saiba entender o motivo pelo qual se retornou aquele erro. Às vezes, trata-se de um campo de obrigatório preenchimento que não foi preenchido, por desatenção. 
• Não será feito nenhum cálculo por parte dos aplicativos do Fisco para fins de recolhimento dos tributos da REINF.
  • A exemplo da EFD-Contribuições, escrituração das informações relativas ao PIS-Pasep e a Cofins, há alguns aplicativos validadores da RFB, denominados PVA – Programas Validadores e Assinadores, que provêm o cálculo de determinados tributos, ainda que de forma muito simplificada. No caso da Reinf, não há qualquer mecanismo que faça tais cálculos. Então, a empresa terá que prover esta apuração, pelo menos, por ora.
• Cruzamento de dados das diversos obrigações acessórias com a Reinf.
  • É necessário atenção redobrada na produção dos dados e informações a serem prestadas na Reinf, pois, como toda boa escrituração fiscal, possui vínculos com outras obrigações fiscais. A dica aqui é recorrer-se a sistemas de auditorias eletrônicas, que se encarregam de cumprir tal ação do fisco, ao cruzar diversas obrigações em formato de arquivo txt, antevendo possíveis inconsistências.
  • Os principais cruzamentos são:
    • Reinf com o registro F600 da EFD-Contribuições
    • Reinf com a DCTF
    • Reinf com a ECD
    • Reinf com a ECF
    • REINF com DIRF (até que seja descontinuada)
  • Um outro cuidado é com relação aos regimes periódicos de apuração dos tributos relacionados na Reinf:
    • Pis/Pasep, Cofins e CSLL, observância do Regime de Caixa
    • INSS, regime de competência
    • IRRF PF – regime de caixa
• Ter uma tabela-matriz que cruze, por NBS, os serviços que sofrem retenção de
  • Irrf
  • Inss
  • Pis
  • Cofins
  • Csll

= para se evitar retificações, lembrando que o elemento “Integração de Dados”, neste cenário é fundamental.

1.  O tomador, para fins de segurança, deve solicitar ao prestador o xml ou txt das notas fiscais eletrônicas de serviços prestados, para que aquele possa fazer uma conciliação dos valores e ter em seu poder, evidências dos valores destacados vs. o que será recolhido.

Certamente, outras medidas de segurança são bem-vindas para se garantir uma entrega realizada no prazo e a devida conformidade legal das informações, todavia, seguindo estes “passos” que, poderíamos até denomina-los de “princípios”, dirimir-se-á e muito os riscos relativos inconsistências, impropriedades e demais inconvenientes. Todas estas observações, todavia, devem ser executadas o quanto antes, pois, como já visto: Tempo é Dinheiro!