Receita aperta fiscalização. O SPED pode salvar seu bolso

A Receita Federal divulgou recentemente seu relatório de balanço da Fiscalização do primeiro semestre de 2017, e os números impressionam. Com mais de R$ 73 bilhões de créditos tributários no período, o número representa um crescimento de 12,6% em relação ao primeiro semestre de 2016 e é o segundo maior valor já recuperado pela Receita em um primeiro semestre, superado somente pelo primeiro semestre de 2015, quando foi atingida a marca de R$ 75 bilhões em autuações.

Por esse balanço, podemos verificar um incremento por parte do Fisco na realização do procedimento fiscal de “Revisão de Declarações”. Os números revelam que 92% dos arquivos entregues à Receita Federal têm origem em apenas duas escriturações: a EFD_CONTRIBUIÇÕES e a EFD-ICMS/IPI, que devem ser motivo de atenção especial das empresas.

As informações exigidas pelo Fisco para a entrega dessas duas obrigações contêm dados de operações com incidência de impostos como ICMS e IPI, no caso do SPED FISCAL, ou da Contribuição para PIS/Pasep e Cofins, no regime cumulativo ou no regime não-cumulativo, e ainda da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, no caso da EFD-CONTRIBUIÇÕES.

Note que as informações necessárias para o preenchimento das duas obrigações tributárias mais importantes de sua empresa têm origem em diversas operações diárias, e de dados corretos de diversos setores de sua companhia. O input dessas informações em sua origem, de forma correta, como determina as regras de escrituração digital desses tributos, pode ser considerado um grande desafio tributário, já que a maioria das empresas não têm processos de negócios preparados para suportar o nível de detalhamento exigido pelo Fisco, ou esses processos são falhos no sentido de garantir o input correto da informação necessária para a validação e entrega das escriturações.

Acrescente a isso falhas de cadastro, parametrizações incorretas e o não armazenamento de informações exigidas pelo Fisco e estará criado o cenário perfeito para entrega de informações incorretas junto à Receita Federal. Apesar de parecer complexo, a missão de reduzir a incidência de erros e alertas no seu cenário de entrega dessas obrigações requer na verdade uma atividade muito mais sistêmica do que intelectual.

O processo ideal é identificar todos os erros e alertas ocorridos em um período e então corrigir esses problemas na base. A dificuldade maior, no entanto, encontra-se em garantir que o mesmo tipo de erro ou alerta não seja recorrente em seu processo de entrega de obrigações acessórias. Para isso são necessárias ferramentas que indiquem os pontos focais de melhorias em seus processos, bem como forneçam condições de visualizar se as correções aplicadas surtiram os efeitos na geração de seus registros fiscais, consequentemente reduzindo o esforço na correção das escriturações.

O segredo aqui é a mudança de pensamento e a quebra de paradigma, assim como na indústria, em que processos manuais simples são automatizados e os colaboradores passam a desempenhar atividades de maior valor agregado. Quando você automatiza a validação e a entrega de suas obrigações tributárias, todos os seus processamentos são realizados automaticamente e seus resultados concentrados e centralizados em uma única base de informações.

Ao automatizar esse processo, a empresa tem à sua disposição dados da ocorrência de erros e alertas nos arquivos distribuídos pelos seus respectivos registros e campos, o que gera um “mapa de erros” detalhado. Dessa forma, o gestor consegue, em tempo real, ter acesso a uma série de dashboards que permite identificar pontos de correção em seu processo de captação de informações para aplicar as correções e ainda monitorar se essas correções aplicadas, muitas vezes por áreas externas ao departamento fiscal, têm surtido efeito na redução da quantidade de erros e alertas nos arquivos de escriturações fiscais.

Lembre-se: em tempos em que se torna cada vez mais crítico aumentar a produtividade e cortar desperdícios, sua empresa precisa reduzir não só o esforço de seus analistas na correção de erros e alertas recorrentes, mas sobretudo possíveis inconsistências que deixem seu negócio exposto à ação do Fisco.