Em linhas gerais a EFD-Reinf é uma nova obrigação, e o mais recente módulo do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, e um complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), que foi instituída em 16/03/2017 pela publicação da Instrução Normativa RFB nº 1701/2017.

A EFD-Reinf será transmitida ao Sped mensalmente até o dia 20 do mês subsequente ao período referido na escrituração, com duas datas para início de obrigatoriedade, uma com primeiro vencimento para 20/02/2018, referente ao período base de 01/2018 que obriga empresas com faturamento superior a 78 milhões de Reais (auferidos em 2016) e um segundo prazo de início de obrigatoriedade definido para 20/08/2018, referente ao período base 07/2018, quando a obrigação será exigível dos demais contribuintes sujeitos à entrega.

Essa regra tem sua exceção quando exige das entidades promotoras de espetáculos desportivos de qualquer modalidade, que realizem eventos em território nacional com a participação ao menos de uma associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional em até 2 (dois) dias úteis após a realização de evento.

No rol de informações a serem declaradas encontram-se às retenções na fonte (IRRF, Cofins, Pis/Pasep e da CSLL), da CPRB – Contribuição Previdenciária Sobre a Receita Bruta sobre a Receita Bruta, da Contribuição Previdenciária Substitutiva incidente sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural.

Diferentemente da maioria das obrigações prestadas ao SPED, que são transmitidas ao fisco em arquivos do tipo (.TXT) separados pelo caractere pipe “|”, validados e entregues ao fisco por meio de programas validadores as informações que serão prestadas na EFD-Reinf devem ser enviadas ao fisco, por grupos de eventos:  i)  eventos de tabelasii) eventos periódicos e iii) eventos não periódicos, possibilitando múltiplas transmissões em períodos distintos, de acordo com a legislação de regência  de cada tipo,  no formato XML diretamente aos servidores da RFB.

Também é preciso considerar que cada evento possui um leiaute específico. Os leiautes fazem referência às regras de validação, que apresentam as regras de preenchimento dos eventos, bem como serve de base para consulta na ocorrência de inconsistências ou rejeições no processamento de eventos pela EFD-Reinf.

A Complexidade dessa obrigação fica por conta da diversidade de fontes de origem das informações, que via de regra, encontram-se espalhadas por setores e departamentos das empresas, como financeiro, jurídico, tributário, suprimentos, através de grandes processos de negócios ocorridos entre as empresas como  a prestação e a tomada de serviços sujeitos as retenções do “PCC”, como é costumeiramente chamada pelos envolvidos no processo de retenção  do Pis, da Cofins e  da CSLL (Contribuição Social sobre o lucro líquido), bem como pelas atividades de prestação ou a contratação de serviços realizados mediante cessão de mão de obra.

A má notícia, é que os processos de retenções não tem procedimentos uniformes entre os departamentos onde se realizam, ocasionando altos índices de: falhas nos cadastros, nos processos de retenção ou recolhimento dos tributos ao fisco por ineficiência dos controles e até por falta de visibilidade dos dados utilizados para retenção.

Se essa é a realidade da sua empresa, fique atento, pois certamente ocorrerão inconsistências detectadas pelo fisco em relação às informações transmitidas, o que contribuirá para o incremento do risco fiscal e o aumento da possibilidade de autuações por parte da Receita Federal do Brasil.

É preciso entender e analisar as dificuldades para o correto atendimento dessa nova obrigação, que exigirão alterações de processos e sistemas para obtenção ou registro de informações necessárias, sendo que a última versão do layout (1.1) divulgado pela Receita Federal estabelece: 10 tabelas, 14 registros, aproximadamente 679 campos e 23 regras específicas de validação. Boa parte das informações requeridas podem vir de retenções ocorridas em processos judiciais e administrativos ou por repasse de recursos a associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional a título de patrocínio, o licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos, bem como pela prestação ou a contratação de serviços realizados mediante cessão de mão de obra.

Assim como os demais projetos do SPED, a instituição da EFD-Reinf elevará o nível de exigência e de conformidade em relação aos processos de negócios que fazem parte do universo de abrangência da obrigação e que certamente exigirão das empresas ações e investimentos para adequação de seus processos com a nova realidade de exigência do fisco.

Nesse cenário torna-se essencial a adoção de soluções específicas para o cumprimento dessa obrigação, que devem ultrapassar o requisito obrigatório da mensageria, permitindo adequação aos níveis de conformidade exigidos pelo fisco, relatórios e gráficos, permitindo maior visibilidade, controle e conciliação das informações prestadas ao fisco e do resultado do processamento dos eventos.