Melhorias no processo de gestão de obrigações acessórias

INTRODUÇÃO:

A Gestão das entregas das obrigações acessórias tributárias é uma tarefa de alta complexidade de realização, porém de extrema importância para os ambientes de negócios. Sabemos que o volume de obrigações tributárias exigidas pelo Fisco, em suas três esferas de Poder (Federal, Estadual e Municipal) é elevado, criando um cenário caótico para controle do alto volume de obrigações acessórias por estabelecimento.

OBRIGAÇÃO TRIBUTÁRIA:

A obrigação tributária é uma relação jurídica, que cria um vínculo tributário entre o CREDOR ou sujeito ativo, “Fisco” e o DEVEDOR ou sujeito passivo, CONTRIBUINTE. O objeto da relação é uma obrigação de dar, de Fazer ou de não fazer.

OBRIGAÇÃO TRIBUTÁRIA PRINCIPAL OU ACESSÓRIA:

A obrigação tributária pode ser do tipo principal ou do tipo acessória. Sabemos que a obrigação tributária do tipo principal tem por objeto o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária. Implica em entrega de dinheiro ao Estado, tratando-se de uma obrigação de dar, dotada de patrimonialidade (Art. 113,§ 1º do código tributário nacional (CTN)). A obrigação tributária do tipo acessória por sua vez decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas (Fazer) ou negativas (Não fazer), sempre no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos, conferindo a mesma um caráter de instrumentalidade. (Art. 113,§ 2º do CTN.)

QUAIS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DE UM ESTABELECIMENTO?

Determinar as obrigações acessórias devidas  por cada estabelecimento, é uma tarefa complicada, pela existência de farta “legislação tributária” emanada dos diversos órgãos Federais, Estaduais e Municipais.Sua correta determinação requer análises acerca do estabelecimento e suas principais características, como algumas abaixo enumeradas:

  1. OBRIGAÇÕES CONFORME A NATUREZA JURÍDICA DO ESTABELECIMENTO

A natureza jurídica é o regime jurídico que uma empresa se enquadra, determinando o tipo de sociedade do estabelecimento empresarial, como sociedades empresárias, sociedade simples, sociedades anônimas, EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada), sociedades em conta de participação (SCP), cooperativas, etc. Algumas obrigações podem por exemplo serem definidas pela natureza jurídica do estabelecimento, como por exemplo a obrigação das SCP de entregarem a EFD-Contribuições e a ECF em nome próprio independente das entregas do sócio ostensivo.

2. OBRIGAÇÕES CONFORME O REGIME TRIBUTÁRIO

Regime tributário, e o conjunto de normas e obrigações determinantes da forma de apuração do lucro do estabelecimento. Sua opção define boa parte das obrigações acessórias Federais. São três os regimes tributários passíveis de adoção por opção do contribuinte pessoa jurídica privada:

REGIME TRIBUTÁRIO DO LUCRO REAL

No lucro real a base de cálculo do IRPJ e da CSLL é o Lucro Real, calculado mediante apuração contábil dos resultados por períodos, com os ajustes determinados pela legislação fiscal. Os optantes por esse regime apuram o PIS e a COFINS, com algumas exceções, pelo regime da não cumulatividade, que permite o aproveitamento de créditos sobre operações anteriores, dentro dos limites legais. Os optantes ou obrigados a esse regime estão sujeitos à entrega da DCTF, EFD-CONTRIBUIÇÕES e ECF por exemplo.

REGIME TRIBUTÁRIO DO LUCRO PRESUMIDO

No lucro presumido a base de cálculo para do IRPJ e da CSLL é determinada pela aplicação do percentual de presunção do lucro, estabelecido pelo fisco sobre a Receita Bruta do período, sem necessidade de apuração contábil dos resultados para determinar o valor das contribuições. Existe um limite de R$ 78 milhões para opção ou permanência no regime. Na apuração do PIS e da COFINS os optantes por esse regime não podem aproveitar os créditos das operações anteriores, por tratar-se de regime de apuração do tipo cumulativo, porém as alíquotas de apuração são inferiores as alíquotas exigidas pelo regime da não cumulatividade. Os optantes por esse regime estão sujeitos à DCTF, ECF, EFD-CONTRIBUIÇÕES por exemplo.

REGIME DO SIMPLES NACIONAL

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, simplificado e favorecido, que é previsto na Lei Complementar nº 123, de 2006. É aplicável às Microempresas e às Empresas de Pequeno Porte, definido pelo Art. 12 da LC 123/2006 como um regime especial unificado de arrecadação de tributos e contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. As normas para cálculo e recolhimento de tributos como IRPJ,CSLL,PIS,COFINS,IPI,Contribuições Previdenciárias, ICMS e ISS são simplificadas com  significativa redução no número de obrigações acessórias. Existem restrições para adoção desse regime como limite de receita bruta de R$ 3.600.000,00 e restrição para exercício de determinadas atividades econômicas. Os contribuintes aqui tem como principais obrigações acessórias o PGDAS-D e DEFIS.

3.  OBRIGAÇÕES POR ATIVIDADE ECONÔMICA DO ESTABELECIMENTO

As atividades econômicas exploradas pelo estabelecimento constam em seu contrato social ou estatuto e indicam com clareza e precisão que as mesmas são desenvolvidas pelo estabelecimento para geração de receita ao negócio. Podem ser classificadas em um dos setores econômicos do setor privado.

Setor Primário: Conjunto de atividades que envolvem a extração ou produção de matérias-primas. Aqui por exemplo temos a DIPEM (Declaração de Investimento em Pesquisa Mineral), entregue ao DNPM – Departamento Nacional de Produção Mineral.

Setor Secundário: Conjunto de atividades que envolvem a transformação de matérias-primas em bens.

Setor Terciário: Conjunto de atividades que envolvem o fornecimento de serviços a consumidores e/ou empresas.

4. OBRIGAÇÕES POR ESFERAS DA ADMINISTRAÇÃO.

 As obrigações acessórias, classificadas quanto a capacidade tributária do sujeito ativo da obrigação acessória, podem ser:

4.1. Obrigações Federais – Em sua maioria, instituídas e exigidas pela Receita Federal do Brasil, responsável pela administração dos tributos de competência da União, inclusive os previdenciários, e aqueles incidentes sobre o comércio exterior, abrangendo parte significativa das contribuições sociais do País. Aqui temos as obrigações entregues ao SPED, tais como EFD ICMS IPI, EFD_CONTRIBUIÇÕES, EFD-REINF, ECD, ECF, bem como DCTF, DIRF entre outras.

4.2. Obrigações Estaduais:

O Estado, ente Federativo e sujeito ativo da relação tributária, tem competência tributária para legislar sobre os seguintes tributos: ITCMD, ICMS e IPVA, pode no interesse da administração tributária, instituir obrigações tributárias com escopo de fiscalizar esses tributos, tais como a GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS), GIA-ST (Substituição tributária), entre outras de cunho econômico fiscal, como a DIEF, exigidas por diversos Estados.

4.3. Obrigações Municipais:

 O Município é um ente autônomo, dentro da organização político-administrativa da República Federativa do Brasil, com competência para instituir impostos sobre IPTU, ITBI, e ISSQN; bem como obrigações acessórias ligadas a administração e fiscalização desses tributos tais como Declarações Mensais de Serviços Prestados (DMS), Declaração para o Índice de Participação dos Municípios (DIPAM), que na maioria dos municípios trata-se do reenvio ao fisco municipal da declaração da GIA transmitida ao Estado, ou declarações sobre os serviços tomados.

Vale lembrar que o Distrito Federal, por suas características legislativas possui competências para instituir ao mesmo tempo obrigações Estaduais e Municipais.

SIMPLIFICAÇÃO TRIBUTÁRIA

É justamente em relação as obrigações Estaduais e Municipais,  que existem projetos encabeçados pela Receita Federal do Brasil e outros entes administradores tributários, para simplificação das obrigações tributárias, através da racionalização de obrigações Estaduais e Municipais, pela adoção do ente tributante ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que no formato atual possui informações suficientes para que algumas obrigações possam ser extintas e outras  necessitam de mapeamento para determinação das informações que precisam ser adicionadas ao atual layout do SPED, elevando ainda mais o número de obrigações estaduais e municipais passíveis de extinção.

5. OBRIGAÇÕES SETORIAIS

A classificação da atividade econômica é dividida ainda em subsetores e seguimentos, agrupando as diversas especialidades da atividade econômica, assim podem existir obrigações acessórias, entregues somente por alguns setores ou seguimentos econômicos, tais como o Convênio 115 para empresas de telecomunicações e Energia Elétrica, DEVEC (Declaração do valor de aquisição da energia elétrica) para estabelecimentos que atuam no ambiente de contratação livre de energia elétrica, SCANC (Sistema de Captação e Auditoria dos Anexos de Combustíveis), para estabelecimentos que realizam operações comerciais de circulação de combustível derivado de petróleo, cujo imposto tenha sido retido anteriormente, e/ou circulação de álcool etílico anidro combustível (AEAC), que tenha ocorrido com diferimento ou suspensão do imposto.

6. DIFICULDADES NA GESTÃO DE OBRIGAÇÃO ACESSÓRIAS

Relacionamos as principais dificuldades existentes na gestão e controle das entregas das obrigações acessórias:

  • Dificuldade de definição das obrigações acessórias. – Como definir de forma correta quais as obrigações acessórias de um determinado estabelecimento, conforme exposto no texto acima.
  • Dificuldade de montagem e Gestão do Calendário Fiscal. – O grande volume de entrega de obrigações acessórias por estabelecimento dificulta a montagem do calendário fiscal de longo prazo, bem como o controle dos prazos de vencimento. Existem obrigações com entregas mensais, anuais, semestrais cujas regras e prazos de vencimentos são constantemente alteradas pelo fisco;
  • Dificuldades no acompanhamento das constantes alterações constantes da legislação tributária. – Pela extensa e esparsa legislação tributária, publicada por diversos entes da Federação, lembre-se possuímos: 26 Estados, 1 Distrito Federal e 5.570 municípios;
  • Controles ineficientes – Realizados pelo uso de planilhas eletrônicas, de forma manual, gerando insegurança e falhas geralmente descobertas em momentos críticos, como fiscalizações ou auditorias;
  • Dificuldade para atendimento de fiscalizações e auditorias – As declarações, comprovantes de entrega e outros documentos não tem um armazenamento eficiente, centralizado e automático.

7. CONSEQUÊNCIAS DA GESTÃO INEFICIENTE DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

  •  Aumento do Risco Fiscal.  Atrasos constantes e falhas nas entregas elevam o risco fiscal, aumentando proporcionalmente as possibilidades de autuações pelo fisco;
  • Escalada de Multas. Entregas com atraso sujeitam as empresas ao pagamento de multas. O fisco também aplica multas em razão do conteúdo entregue, assim aquele antigo hábito de entregar as declarações em branco, para evitar multas pelo atraso, pode ser muito mais prejudicial em termos financeiros do que a multa pelo atraso na entrega.
  • Perdas de Negócios – Os atrasos ou a falhas nas entregas das obrigações acessórias pode ocasionar impedimentos de participação em licitações, ou fechamento de contratos com o setor público ou até Privado, além de vedações para obtenção de financiamentos por bancos públicos.

8. DICAS PARA FACILITAR A GESTÃO DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

  •  Evite o uso de controles manuais – controles manuais são falhos, não agregam confiança e segurança ao processo.
  • Utilize sistemas especializados, para aumentar a segurança do processo bem como elevar os níveis de conformidade na gestão das obrigações acessórias;
  • De preferência, para sistemas que:
  • Monitoram a legislação;
  • Enviem alertas sobre alterações legais que impactem seus vencimentos;
  • Enviem alertas sobre os status dos compromissos tributários, por responsável;
  • Gerem automaticamente em sua agenda, os vencimentos de seus compromissos tributários, por obrigação, estabelecimento e responsável;
  • Facilitem a gestão diária dos compromissos tributários, permitindo por exemplo o cumprimento automático dos compromissos pela leitura dos recibos de entrega;
  • Armazenem em ambiente seguro e de forma centralizada recibos de entregas, arquivos das declarações entregues e outros anexos que fazem parte da entrega.
  • Facilite o atendimento á fiscalização e auditorias disponibilizando download em lote de recibos, arquivos e anexos.

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