Muito conhecida é a frase que diz: tempo é dinheiro. Embora antiga, a sucinta frase é de uma sabedoria incalculável. Pena que muitos ainda não tenham percebido a verdade prática desta máxima: ao se tratar da seara tributária, o não cumprimento de uma obrigação fiscal em seu tempo representa dinheiro, infelizmente, no sentido de dispêndio, ou seja, dinheiro gasto em multas e penalidades.

Isso também se aplica perfeitamente à mais nova obrigação tributária acessória da Receita Federal do Brasil: a REINF.

Contextualizando, a REINF faz parte do Projeto SPED – Sitema Público de Escrituração Digital, sendo uma EFD – Escrituração Fiscal Digital, denominada “Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída”. Esta recepcionará todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Uma vez entendido o aspecto conceitual, o fundamental agora é ater-s aos principais cuidados que devem ser seguidos para que sua entrega seja feita com o devido sucesso:

  • Prazo:

Este é um dos principais pontos a ser observado e, acima de tudo, atendido.

As principais datas para início da transmissão da EFD-REINF ao SPED após a publicação da Instrução Normativa RFB nº 1.767/2017 são:

  1. Até 15 de Junho2018 – Entidades integrantes do “Grupo 2 – Entidades Empresariais”, do anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016, com faturamento em 2016 maior que R$ 78 milhões.
  2. Até 15 de Dezembro 2018 – Demais contribuintes, exceto entes públicos.
  3. Até 15 de Junho/2019 – Entes públicos.

Desta maneira, há de se notar que houve uma expressiva modificação em termos de periodicidade em relação à DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, obrigação acessória na qual, atualmente, são registradas as informações de tributos retidos e que tende a ser substituída pela REINF. Esta terá periodicidade mensal ao passo que aquela é entregue com periodicidade anual.

Quem não entregar a REINF no prazo incorrerá em multas elevadas, ocasionando impacto direto nas disponibilidades econômicas das empresas. O dispositivo legal que estabelece os aspectos de penalidade encontra-se no artigo 57, incisos I, II e III da medida provisória 2.158-35/01, com redação dada pela lei 12.873/13

  • Responsabilidade de entrega compartilhada entre as áreas de uma empresa:

A responsabilidade pela entrega da REINF não deve ser concebida por uma ou outra área apenas. Há quem pense que seria do departamento contábil. Outros, diriam que seria do departamento fiscal. O fato é que, de maneira geral, a responsabilidade envolve a empresa como um todo. Isso porque se observarmos os elementos requeridos nesta obrigação acessória, verificar-se-á que as informações a serem prestadas na REINF são originadas em vários setores tais como:

  • Contabilidade, departamento responsável pelo registro das informações relacionadas aos fatos contábeis e que, em relação à REINF, coopera informando os valores contabilizados em termos de tributos retidos a figurar no Ativo Circulante e os a recolher em nome de terceiros, a figurar lado Passivo do balancete contábil. Todavia, tais informações contabilizadas precisam de determinados detalhamentos que são inexistentes em termos de lançamentos contábeis.

  • Fiscal, departamento responsável por lançar as notas fiscais, inclusive as sujeitas à retenção que, assim sendo, são objetos de escrituração da REINF. A partir desta primeira rotina, fazer os devidos lançamentos fiscais.

  • Jurídico, departamento que, dentre outras atribuições relativas às questões fiscais como monitoramento e interpretação legal, especificamente para fins de REINF, deverá se atentar principalmente à tramitação de:
    1. Processos administrativos
    2. Processos judiciais

Toda e qualquer exceção ao regramento geral em termos de tributação diferenciada ou mesmo, não tributação que a legislação estabelece deverá ser subsidiada por tais processos. Sem eles, o sistema de recepção da receita federal retornará mensagens de inconsistências, impedindo o envio definitivo da informação ao Fisco.

  • Departamento de Contratos:
    1. Aluguel
    2. Roalties
    3. Leasing

Considerando que tais tipos de contrato serão objeto de escrituração na REINF quando incorrerem em retenção de tributos, a pergunta que se faz é a seguinte: onde estão as notas fiscais destes? A resposta é: não há. Então, como fica o controle de tais elementos? Como fazer o controle daquilo que estou pagando e como informar isto na REINF? Veja que se faz necessário um departamento específico para controlar a gestão de tais informações.

  • Setores específicos, pois serão relacionados. Por exemplo, qual é o setor que cuida do Agronegócio?

  • Financeiro, departamento com estreita relação com o REINF, pois muitos tributos relacionados nesta obrigação tributária têm como fato gerador o pagamento. Prescinde dizer que todo o cuidado é pouco quando se trata da nova dinâmica deste departamento, pois além da prestação da informação, há a necessidade de rastreabilidade da informação. Por exemplo: o pagamento efetuado ocorreu com base em quais notas fiscais? Como fazer a rastreabilidade dos documentos fiscais que foram emitidos versus o que está sendo pago? Tais informações de pagamento já estão numa estrutura adequada para serem geradas em forma de eventos para a REINF?

Resumindo, todas as áreas têm o seu grau de envolvimento e, certamente, juntas contribuição para uma entrega e cumprimento do dever fiscal com sucesso.

  • Um bom sistema de cálculo e mensageria:

Todo o sistema de mensageria tem que garantir a escalabilidade, ou seja, independente da demanda do(s) usuário(s), tem que manter o adequado tempo de resposta, além de garantir que a mensagem (envio) não seja perdida.

Também, deve garantir uma conexão segura e que os dados sejam criptografados, garantindo, portanto, a segurança da informação.

  • Contar com uma área de suporte (técnico e funcional) capacitada para auxiliar o cliente:

Seja o suporte do fornecedor de solução fiscal ou mesmo, o suporte interno de TI da empresa, ambos necessitam conhecer, além das funcionalidades do sistema de geração e/ou mensageria, as principais características desta nova obrigação acessória. Precisam conhecer sua dinâmica de operacionalização, seus registros e o que está sendo requerido neles bem como suas as principais tabelas. Assim, facilita-se o processo de atendimento desta obrigação.

  • Mapeamento das informações:

É necessário que se faça um mapeamento das informações para identificar a origem dos dados a serem informados na REINF. Os sistemas de atendimento a esta obrigação farão o trabalho de automatizar os processos, transformá-los em informações no nível requerido pela Receita Federal e enviá-los. Todavia, é necessário o trabalho prévio de identificação e conhecimento, para se saber onde estão tais informações e se estão em um  nível apropriado para serem obtidos pelos sistemas ou, em primeiro lugar, saber se elas de fato existem. Não adianta sistema sem se ter o que sistematizar.

  • Quem vai usar o sistema, precisa conhecer o negócio:

Não adianta nada se ter um martelo (ferramenta) à mão se não se sabe como martelar. Não sei se esta frase “tem dono”, mas expressa evidente sabedoria e, mais do que isso, um enorme aviso. O usuário precisa conhecer do negócio. Saber interpretar a legislação para saber se o que sendo gerado é o que está sendo requerido em termos de estrutura de dados do leiaute e também da legislação pertinente a cada tributo relacionado na REINF. Outrossim, precisa saber interpretar os relatórios de conferência bem como as possíveis mensagens de retorno ao enviar os dados ao ambiente da Receita. Por exemplo: no último dia do evento o analista vai mandar a informação e o sistema da RFB retorna um erro. O que fazer? Ligar para o suporte da empresa? Num segundo momento sim, mas é necessário que ele saiba entender o motivo pelo qual se retornou aquele erro. Às vezes, trata-se de um campo de obrigatório preenchimento que não foi preenchido, por desatenção.

  • Não será feito nenhum cálculo por parte dos aplicativos do Fisco para fins de recolhimento dos tributos da REINF:

A exemplo da EFD-Contribuições, escrituração das informações relativas ao PIS-Pasep e a Cofins, existem alguns aplicativos validadores da RFB, denominados PVA – Programas Validadores e Assinadores, que provêm o cálculo de determinados tributos, ainda que de forma muito simplificada. No caso da REINF, não há qualquer mecanismo que faça tais cálculos. Então, a empresa terá que prover esta apuração, pelo menos, por ora.

  • Cruzamento de dados das diversas obrigações acessórias com a REINF:

É necessário ter atenção redobrada na produção dos dados e informações a serem prestadas na REINF, pois como toda boa escrituração fiscal, ela possui vínculos com outras obrigações fiscais. A dica aqui é recorrer a sistemas de auditoria eletrônicas, que se encarregam de cumprir tal ação do fisco ao cruzar diversas obrigações em formato de arquivo txt, antevendo possíveis inconsistências.

Os principais cruzamentos são:

  • REINF com o registro F600 da EFD-Contribuições
  • REINF com a DCTF
  • REINF com a ECD
  • REINF com a ECF
  • REINF com DIRF (até que seja descontinuada)

Um outro cuidado é com relação aos regimes periódicos de apuração dos tributos relacionados na REINF:

  • Pis/PASEP, COFINS e CSLL, observância do Regime de Caixa
  • INSS, regime de competência
  • IRRF PF – regime de caixa

Ter uma tabela-matriz que cruze, por NBS, os serviços que sofrem retenção de IRRF, INSS, PIS, COFINS, CSLL, para se evitar retificações, lembrando que o elemento “Integração de Dados”, neste cenário é fundamental.

O tomador, para fins de segurança, deve solicitar ao prestador o xml ou txt das notas fiscais eletrônicas de serviços prestados, para que aquele possa fazer uma conciliação dos valores e ter em seu poder, evidências dos valores destacados vs. o que será recolhido.

Certamente, outras medidas de segurança são bem-vindas para se garantir uma entrega realizada no prazo e a devida conformidade legal das informações, todavia, seguindo estes “passos”, que poderíamos até denominar de “princípios”, dirimir-se-á e muito os riscos relativos a inconsistências, impropriedades e demais inconvenientes. Lembrando que todas estas observações devem ser executadas o quanto antes, pois, como já visto: Tempo é Dinheiro!

Atualizado em: 10/01/2018

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