A adoção de emissão e envio eletrônico de documentos fiscais no Brasil trouxe várias mudanças para as empresas. O modelo de armazenamento, que antes era utilizado com base na guarda de caixas e mais caixas de documentos físicos foi gradativamente substituído pela forma eletrônica de arquivo e, assim, o que antes necessitava de muito espaço e várias caixas, hoje pode ser guardado no HD de um computador ou até mesmo de forma virtual em servidores de dados. Mas será que existe uma forma de otimizar cada vez mais este processo? Vamos ver neste post como um sistema de gestão ajuda na gestão de DF-e.

Guarda de Documentos Fiscais Eletrônicos – DF-e

Já é sabido que a adoção do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), bem como de todos os seus módulos, revolucionou a questão tributária no Brasil. Além das mudanças na rotina de elaboração e envio de obrigações acessórias, essa informatização trouxe mudanças também na questão de arquivamento dos DF-e.

De acordo com a legislação, o emitente e o destinatário devem manter a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em seus arquivos digitais, observando os prazos da legislação tributária dentro ou fora da organização e apresentando, quando solicitados, estes arquivos para o Fisco. A Receita Federal também responsabiliza o destinatário na verificação da validade e da autenticidade da NF-e, assim como a existência de autorização de uso da NF-e.

Porém, existem muitas dúvidas: como arquivar os retornos XML que são enviados para os emails com as confirmações de remessas recebidas? Que procedimentos podem ser utilizados para otimizar o fluxo destas informações digitais? Como confirmar, da forma mais segura e rápida possível, a autenticidade do documento fiscal recebido?

Sistema de Gestão de DF-e

Visando facilitar o dia a dia dos responsáveis pelo processo de recepção, armazenamento, lançamento e consequente gestão das informações no ERP das empresas, a Synchro criou uma solução diferenciada.

O ERP – Recebimento de Documentos Eletrônico para SAP foi desenvolvido pela empresa visando à redução de custos com o trabalho manual, o que possibilita ganhos de eficiência. Este sistema recebe e transfere, de forma automática, os arquivos XML que foram autorizados pela Secretaria da Fazenda para o ERP SAP.

O processo é rápido, simples e eficiente, já que a aplicação deixa o processo de recepção do arquivo XML todo automatizado, passando pelo recebimento do email, validação e encaminhamento das informações para o ERP.

A empresa somente terá que atuar em algumas discrepâncias ou erros entre a nota e o pedido de compra, assim como a análise e a confirmação do recebimento das mercadorias. Com três diferentes perfis, o sistema possui custo baixo e implantação variável, mas com a vantagem da garantia e otimização da gestão de seus DF-e.

As alterações tecnológicas observadas nos últimos tempos não alterou a necessidade da correta armazenagem dos documentos. Tanto notas fiscais eletrônicas (NF-e) emitidas quanto as recebidas, além de outros documentos digitais, deverão ser devidamente arquivados e a melhor forma de fazer isso é adquirindo uma solução moderna, ágil e que permita a integração entre os diferentes módulos do SPED. Quer conhecer mais sobre nossas soluções para a gestão de DF-e? Tem alguma dúvida sobre este assunto? Deixe seu comentário!

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