O e-Social se apresenta como mais um passo do governo federal no caminho da unificação do envio de informações por parte das empresas. Neste caso, as informações são enviadas pelos empregadores a respeito dos empregados. Por ser algo relativamente novo para alguns empregadores que antes eram isentos de tal obrigação por causa do tamanho das empresas, algumas adequações nos controles existentes serão necessárias, além da realização de testes prévios para atestar a efetividade do sistema e da comunicação com os organismos governamentais. O governo federal divulgou o calendário de implementação do e-Social para guiar os empresários no caminho da preparação, estabelecendo os limites de prazo para envio. No entanto, embora o tempo pareça relativamente grande, não é exatamente o que parece em se tratando de mais uma obrigação para o empresário.

Prepare sua empresa para a implementação do e-Social

O e-Social substituirá o envio de vários documentos que atualmente já são evidenciados. São eles a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), assim como o registro do empregado em livros e a folha de pagamento serão todos gerados eletronicamente com a utilização do e-Social.

Uma preocupação que os empresários deverão ter é realizar, inicialmente, a qualificação cadastral, sendo feita com a validação e correções necessárias dos dados de CPF e PIS/PASEP da totalidade dos funcionários dela. A partir deste momento, os setores de recursos humanos e tecnologia da informação deverão trabalhar em conjunto diuturnamente para integrarem as bases de dados, validarem as informações junto ao governo e realizarem os testes prévios necessários.

Saiba quais informações deverão ser enviadas via e-Social

Informações sobre o registro dos funcionários, 13º salário, férias, os valores de remuneração e as demais verbas que não a integram, eventuais afastamentos e os períodos respectivos, estabilidades concedidas e as razões para a concessão, afastamentos do trabalho, todos os recolhimentos relacionados às contribuições previdenciárias que estiverem relacionados aos empregados, exames médicos realizados, retenções de valores, etc.

Pode-se analisar que uma grande quantidade de informações importantes e de caráter sigiloso será enviada para o governo via e-Social. Para as empresas, não basta realizar a aquisição dos sistemas específicos para a comunicação com o governo e o envio das informações. Será preciso treinar ambas as equipes de RH e TI para que as informações não sigam com erros via e-Social.

Conheça o cronograma

No dia 25 de junho de 2015, foi feita a publicação no Diário Oficial da União da Resolução CD-eSocial nº 1/15 com o cronograma de implantação do e-Social para as empresas. A partir desta data, deverão ser contados 6 meses para a obrigatoriedade de transmissão de eventos relacionados a FGTS para as empresas que tenham obtido faturamento em 2014 superior a R$3,6 milhões.

Parece um período longo, mas acontece que não serão muitos períodos de teste que as empresas terão. Seus setores de recursos humanos terão, na prática, apenas 6 oportunidades para testar todos os detalhes para a comunicação final e esse período pode não ser suficiente se o setor de Tecnologia de Informação da empresa não estiver bem estruturado.

Já para as empresas que faturaram mais de R$78 milhões em 2014, estas enviarão informações do e-Social a partir do mês de competência setembro de 2016, exceto para informações de monitoramento de saúde e condições de trabalho, comunicação de acidente de trabalho (CAT) e tabela de acidentes de trabalho, cuja obrigatoriedade de transmissão só se dará a partir de janeiro de 2017.

Todas as demais empresas terão a obrigatoriedade plena de transmissão do e-Social a partir dos dados de julho de 2017 e aquelas que não enviarem os dados estarão sujeitas a multas por descumprimento legal.

As microempresas e empresas de pequeno porte, além dos microempreendedores individuais estão dispensados de tal obrigação por possuírem regimes legais diferentes das outras empresas brasileiras.

Não deixe de se preparar para a implementação do e-Social e, para isso, conte sempre com a Synchro. Nós temos várias soluções gerenciais e uma delas pode se encaixar perfeitamente às suas necessidades. Entre em contato conosco!

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