O acirramento da concorrência e a consequente necessidade de gerir com mãos de ferro os recursos empresariais para não perder competitividade no mercado são alguns dos fatores que explicam porque os programas sistemáticos de compliance centralizam cada vez mais a atenção de CEOs, gestores contábeis e diretores tributários. Em um universo em que governança e accountability são termos cada vez mais comuns nos corredores dos Núcleos Estratégicos das organizações modernas, compreender os limites e as diferenças entre auditoria interna e externa é fundamental para assegurar o crescimento do negócio com segurança e controle patrimonial de excelência.

Quer um indicativo mais claro dessa necessidade? De acordo com estudo divulgado pela Association of Certified Fraud Examiners, no final de 2014, o mundo perde, todos os anos, 5% de seu faturamento por força de práticas fraudulentas, como alterações em demonstrativos contábeis, emissão de duplicatas sem lastro com as operações comerciais e modificações mal-intencionadas no inventário dos estoques. Sim, representar adequadamente a posição financeira e patrimonial da entidade é preponderante para consolidar fusões, cisões, atrair investidores e transmitir credibilidade ao mercado; é por essa razão que iremos entender melhor as nuances da auditoria interna e externa.

O que é auditoria interna?

Auditoria interna é um processo mais amplo do que a averiguação externa, já que não se restringe a investigações contábeis ou financeiras. Envolve também a revisão de processos internos, políticas e regimentos. É desempenhada por funcionários da própria empresa, subordinados, portanto, aos interesses da alta administração (não são obrigatoriamente contadores, embora esta seja atividade típica destes profissionais).

O que é auditoria externa?

Por outro lado, a auditoria externa é desempenhada por auditores independentes, empresas com extremo know-how em verificação de conformidades contábeis, como as chamadas “Big Four” (Pwc, KPMG, Ernst & Young e Deloitte). A realização de uma auditoria externa objetiva validar os dados financeiros, patrimoniais e contábeis de um determinado período, assegurando maior segurança a acionistas e proteção aos ativos da entidade.

A propósito, é importante destacar que as empresas de grande porte são obrigadas por lei a submeter seus registros contábeis à análise de auditores externos registrados na CVM – Comissão de Valores Mobiliários. Para fins de classificação de empresas de acordo com o porte, a Lei 11.638/2007 define as companhias de grande porte como aquelas que tiveram, no último exercício, receita bruta acima de 300 milhões. Para estas organizações, o parecer contábil de auditores externos é obrigatório.

Diferenças cruciais entre as duas formas de verificação de conformidades

  • Qual o agente?

Auditoria interna: funcionários da própria empresa.

Auditoria externa: empresa com expertise em compliance contábil.

  • O que é feito?

Auditoria interna: avaliação de controles internos, procedimentos, regulamentos e, em alguns casos, avaliação dos registros contábeis.

Auditoria externa: fundamentalmente, exame dos registros contábeis.

  • Finalidade?

Auditoria interna: melhoria dos processos internos, correção de falhas e monitoramento das atividades desempenhadas na empresa.

Auditoria ixterna: validação das demonstrações contábeis.

  • Qual o documento final?

Auditoria interna: relatório de recomendações.

Auditoria externa: parecer técnico.

  • Qual a periodicidade?

Auditoria interna: permanente

Auditoria externa: periódico.

Quais os benefícios de realizar essas auditorias?

A atividade empresarial vem se tornando cada vez mais complexa com as inovações tecnológicas diárias, o crescimento das obrigações tributárias, a diversificação dos produtos e serviços oferecidos e a necessidade de reinvenção constante diante das rápidas mudanças próprias do mundo globalizado. Diante desse novo paradigma em gerenciamento corporativo, as auditorias internas levam ao conhecimento da empresa o real desempenho de suas atividades, mostrando seus pontos críticos e falhas em processos internos (diagnóstico que oferece, por consequência, a oportunidade de implementar ações corretivas com o máximo de antecedência possível).

Por outro lado, as auditorias independentes servem para validar operações financeiras, demonstrações contábeis, ou qualquer outro processo que seja capaz de afetar o patrimônio da organização. Fortalecem a credibilidade da empresa junto aos seus stakeholders, garantem a proteção dos ativos da companhia e impedem fraudes e desvios internos.

Uma recomendação para quem busca facilitar os controles financeiros e contábeis é implementar soluções fiscais automatizadas, as quais (a baixo custo), unificam informações críticas da organização, minimizando as chances de inconsistências que podem causar prejuízos incalculáveis à empresa.

Em resumo, os benefícios desse trabalho de investigação periódica são:

  • Identificação de deficiências operacionais;
  • Oferecimento de sugestões de melhoria;
  • Ganho de agilidade e competitividade com reestruturação de processos;
  • Raio-x completo de todos os setores da empresa, em todos os níveis hierárquicos;
  • Redução de custos;
  • Base para a implantação de políticas de reestruturação organizacional (como o downsizing, por exemplo);
  • Ponto de apoio na busca de excelência empresarial;
  • Verificação de cumprimento das leis e normas de qualidade;
  • Detecção de fraudes e combate à corrupção;
  • Verificação de inconformidades que podem gerar problemas futuros com o Fisco;
  • Ganho de credibilidade perante o mercado.
  • Melhoria da informação e maior transparência corporativa; etc.

Como realizar uma auditoria interna?

A realização de uma auditoria interna deve seguir os seguintes passos:

  1. Montagem da equipe de auditores, que deve ser composta por funcionários com nível superior (de preferência, com bacharelado em Ciências Contábeis, Administração ou Economia) e que conheçam a fundo o planejamento estratégico da organização;
  2. Desenvolvimento – por meio de reuniões conjuntas – do plano de auditoria, no qual serão delimitados os objetivos, o que deve ser avaliado, quais medidas corretivas deverão ser aplicadas, etc.;
  3. Transpor o “roteiro” a ser seguido através de um checklist;
  4. Disposição de sistemas automatizados de gestão financeira facilita os programas de compliance, tornando o processo avaliativo muito mais rápido e com menor chance de encontrar inconsistências;
  5. Execução da auditoria: deve ser feita ao menos 1 vez por ano. Todos os processos internos de todos os departamentos devem ser analisados minuciosamente. Verificação de documentos, conferência de registros com fontes externas que comprovem sua veracidade, confronto entre o que vem sendo feito e o que o plano estratégico (regimentos ou regulamentos internos) determina que seja feito, etc.: essa “lente de aumento” irá buscar falhas a serem corrigidas e processos que podem ser melhorados. Eventuais inconsistências devem constar do relatório final, juntamente com as medidas corretivas/sanções.
  6. Feedback dos resultados a todos os colaboradores.

Como realizar uma auditoria externa?

Conforme já mencionado acima, não será a empresa que realizará a auditoria externa. Cabe a ela apenas contratar os serviços de uma especialista, que irá designar uma equipe experiente para ir a campo coordenar a revisão de operações, transações e registros de toda a espécie, buscando explicações e respostas para cada suspeita de inconformidade.

No mundo corporativo confiança gera sucesso e é justamente a geração dessa virtude aos olhos do mercado que uma auditoria interna e uma independente buscam alcançar!

Agora que você já conheceu a diferença entre auditoria interna e externa, que tal descobrir agora o que é Business Process Outsourcing (BPO) e como essa estratégia pode revolucionar sua empresa?

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