A Escrituração Contábil Digital – ECD, também conhecida como SPED Contábil, faz parte do projeto de digitalização do sistema de escrituração das empresas e tem como objetivo a informação via eletrônica das obrigações contábeis como o livro diário, o livro razão, os balancetes, balançados e fichas de lançamento, bem como todos os livros auxiliares relacionados a estas obrigações.

Todas as pessoas jurídicas sujeitas à tributação pelo Lucro Real são obrigadas a utilizar o SPED Contábil desde o ano de 2009. Já para as demais empresas, a sua adoção e facultativa, com exceção daquelas optantes pelo SIMPLES e das sociedades simples, microempresas e empresas de pequeno porte, as quais estão dipensadas desta obrigação.

O que deve ter no SPED Contábil?

No SPED Contábil deve ter as informações relativas aos livros contábeis da empresa, balanços, balancetes, razões e demais dados contábeis relevantes tanto para o contribuinte, quanto para o Fisco. É através do lançamento destas informações que se torna possível verificar se a parte contábil da empresa está de acordo com a parte fiscal.

Junto às demais informações, é indispensável que haja os dados da pessoa jurídica, o número do CNPJ e atividade por ela desempenhada, além de outros dados exigidos pelo Fisco.

Além disso, o SPED Contábil deve ter todas as informações relativas às atividades da empresa, ainda que não haja movimentação no período informado. Mesmo não havendo nenhum tipo de movimentação em um determinado período, há fatos como incidência de tributos, depreciação de bens do ativo imobilizado, pagamentos de contas e demais custos que representam fatos contábeis e devem constar no SPED Contábil.

O que é preciso fazer?

Da mesma forma que o SPED Fiscal, o primeiro passo necessário para que seja possível enviar o SPED Contábil corretamente é baixar o programa validador e assinador diretamente no portal da Receita Federal.

O arquivo digital do SPED contábil deve ter uma assinatura eletrônica através de um certificado digital modelos A1 ou A3, que pode ser adquirido e emitido perante uma entidade credenciada e deve respeitar o padrão estabelecido pela ICP Brasil.

Cuidados necessários

Ainda que as especificações dos arquivos digitais mudem pouco ou quase nada entre si, é indispensável a atenção ao que manda o manual de instruções do SPED Contábil. Nele estão descritos quais os campos são de preenchimento obrigatório, opcional ou de preenchimento condicionado, bem como quais os valores que podem ser inseridos em cada campo.

É muito importante que se tenha extrema atenção quando do preenchimento dos arquivos eletrônicos do SPED Contábil a fim de evitar pequenas incorreções ou ausência de informações que possam incorrer na aplicação de multa  ou abertura de um processo fiscalizatório pelas autoridades fiscais.

Como evitar estes erros

As regras relacionadas ao SPED Contábil muito se assemelham àquelas do SPED Fiscal. Da mesma forma que aquela outra obrigação, o SPED Contábil deve ter seus campos obrigatórios completamente preenchidos conforme os parâmetros estabelecidos pelo seu manual de instruções.

A fim de evitar pequenos erros que podem comprometer as informações geradas pela empresa, uma maneira muito eficiente é utilizar um sistema desenvolvido exclusivamente para verificação do arquivo do SPED Contábil e que também ofereça funçõe gerenciais importantes como a geração de relatórios e verificação de dados.

Um sistema bem parametrizado e de acordo com as especificações estabelecidas pelas autoridades fiscais, como a solução ECF desenvolvida pela Synchro, é o maior aliado da empresa e do profissional de contabilidade que deseja efetuar seus lançamentos de forma correta e evitar possíveis questionamentos pelo Fisco no futuro. Ainda tem dúvidas? Deixe um comentário!

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