Toda empresa brasileira sempre teve que lidar com uma quantidade enorme de documentos fiscais e tributários. No entanto, desde 2004, com a implantação do SPED e de outras obrigações acessórias como o ECF, muitos destes documentos começaram a ser armazenados em formato eletrônico, o que passou a poupar espaço e aumentou a segurança e a agilidade nesses processos. Isso hoje se aplica a Tributos, Notas Fiscais e Seguridade Social.

Atualmente, existem algumas formas de arquivar documentos fiscais digitalmente. Dentre eles podemos destacar a microfilmagem, o cloud computing e o EDI (Eletronic Data Interchange). Essa tecnologia de armazenamento de documentos está se tornando cada vez mais essencial e permitindo a interconectividade de sistemas de troca de informações, para o qual é necessário ter padrões de comunicação que permitem o envio de informações dentro de uma única organização ou entre várias.

Benefícios para a empresa

Atualmente, os documentos eletrônicos integram a maior parte dos recursos de informação das organizações. É, portanto, muito importante um bom sistema de gestão de documentos fiscais que suporte as necessidades da empresa e que ao mesmo tempo seja capaz de fornecer as informações requeridas de forma rápida e eficiente.

São três as características principais de arquivos digitais que devem ser observados pela empresa:

  • Ser acessível e prontamente disponível, mantendo a segurança no armazenamento.
  • Ser manejável e servir como uma base para a criação de novos documentos.
  • Ser preciso e exato.

Segurança das informações transmitidas

A principal vantagem é a segurança das informações transmitidas. A virtualização de documentos fiscais e tributários trouxe um enorme benefício para as empresas, pois torna o sistema mais sólido e confiável, o que permite uma melhor gestão fiscal das empresas e das instituições que a utilizam.

Além disso, uma melhor organização tributária ajuda a empresa a um maior controle fiscal e facilita uma melhor gestão das vantagens fiscais existentes em diversos estados brasileiros.

Cloud Computing

A cloud computing refere-se a operações realizadas através da Internet. A prática não requer instalação de software no seu computador ou servidor. Uma empresa de cloud computing que vende serviços de contabilidade fornece os servidores e aplicativos remotos. Por uma taxa, você terá acesso on-line para a gestão e manutenção de seus registros financeiros.

Contadores virtuais

Uma cloud computing de contabilidade elimina a necessidade de contratar um contador. Ela também fornece o software que você pode criar seus relatórios financeiros. Esse serviço de Internet atua como seu consultor virtual, que categoriza suas transações financeiras de acordo com as práticas contábeis geralmente aceitas.

Vantagens da cloud computing:

Esse modelo contábil requer pouco investimento por parte das empresas. Um computador e uma conexão à Internet são tudo que você precisa fazer em investimento. Além disso, seu contador virtual é aberto para que você possa inserir novas informações ou gerar um relatório a qualquer momento do dia, enquanto um escritório de contabilidade fica limitado a horários de trabalho. Dependendo da frequência com que você acessa o serviço de contabilidade cloud computing a sua inscrição pode custar bem menos do que um profissional iria cobrar para a mesma disponibilidade.

Backup dos dados

O surgimento de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, substituindo o sistema anterior de documento fiscal em papel, veio com Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), arquivo XML em formato digital que visa registrar uma operação fiscal que foi realizada entre as partes.

A NF-e deve possuir uma garantia digital do emissor e que é verificada após o recebimento do documento eletrônico pela SEFAZ. A legislação vigente obriga as empresas a armazenarem as NF-e recebidas durante um prazo mínimo de 5 anos. Por isso é altamente recomendável realizar um backup dessas notas fiscais, para apresentação as autoridades fiscais em caso de uma eventual fiscalização.

As corporações que adiarem a migração para este novo ambiente vai encontrar-se em desvantagem competitiva clara em comparação aos seus concorrentes. Estas novas ferramentas de armazenagem ajudam o gestor fiscal a controlar as obrigações de sua responsabilidade e a gerenciar os deveres de sua equipe e estar em dia com todas as obrigações fiscais da empresa.

E então? Ficou com alguma dúvida sobre os novos modelos de armazenagem dos documentos fiscais e tributários? Deixe o seu comentário e entre em contato com a Synchro!

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